Arbeitszeiterfassung: Was Arbeitgeber heute erfassen müssen und was gesetzlich geplant ist

Worauf die Pflicht beruht

Das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat am 13. September 2022 entschieden (Az. 1 ABR 22/21), dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen müssen. Die Begründung wurde am 3. Dezember 2022 veröffentlicht. Das Gericht leitet die Pflicht aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes ab und liest ihn im Licht des EU-Rechts. [7]

Zuvor hatte der Europäische Gerichtshof am 14. Mai 2019 (C-55/18) ein „objektives, verlässliches und zugängliches System“ zur Arbeitszeiterfassung verlangt. [7]

Was Arbeitgeber erfassen müssen

• Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit, einschließlich Überstunden
• Pausenzeiten, nicht nur die Gesamtstunden. Der Vermerk, dass eine Pause von 30 Minuten stattfand, genügt nicht.
• Die Aufzeichnungen müssen nachprüfbar sein und auf Verlangen vorgelegt werden können.

Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben. Elektronische und Papier-Systeme sind zulässig. Die Erfassung kann an die Beschäftigten delegiert werden. Das Landesamt für Arbeitsschutz in Berlin (LAGetSi) akzeptiert nach der IHK-Darstellung ein Muster-Protokoll mit Datum, Beginn, Ende, Pausen, Dauer und Bemerkungen, bis neue Regeln gelten. [7]

Wer ist erfasst?

Die Pflicht betrifft grundsätzlich alle Beschäftigten nach § 5 Abs. 1 des Betriebsverfassungsgesetzes. Leitende Angestellte (§ 5 Abs. 3 BetrVG) sind nach der IHK-Darstellung voraussichtlich ausgenommen. [7]

Bußgeld und Betriebsrat

Ein Verstoß gegen die Erfassungspflicht ist derzeit nicht unmittelbar mit einem Bußgeld belegt. Die Behörde kann aber konkrete Maßnahmen anordnen. Wird eine solche Anordnung nicht befolgt, kann ein Bußgeld von bis zu 30.000 € verhängt werden. [7]

Der Betriebsrat kann die Einführung eines Systems nicht selbst anstoßen. Bei der Ausgestaltung kann er mitbestimmen, soweit keine gesetzlichen oder tariflichen Regeln bestehen. [7]

Was die geplante Gesetzesänderung bedeutet

Das Bundesarbeitsministerium hat einen Referentenentwurf zur Änderung des Arbeitszeitgesetzes vorgelegt, der sich nach Darstellung der IHK in einem frühen Stadium befindet. Nach diesem Entwurf wäre die elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit verpflichtend, jeweils am Tag der Arbeitsleistung. Die Übergangsfristen sollen nach Unternehmensgröße gestaffelt sein, sehr kleine Betriebe könnten dauerhaft ohne elektronische Erfassung auskommen. Vertrauensarbeitszeit bliebe möglich, hebt die Erfassungspflicht aber nicht auf. [7]

Nach Angaben einer Fachkanzlei hatte die Bundesarbeitsministerin im Mai 2026 angekündigt, einen Entwurf im Juni vorzulegen. Zugleich soll die tägliche Höchstarbeitszeit auf eine wöchentliche Betrachtung umgestellt werden. Die Kanzlei betont, dass offen sei, wie erfasst werde, nicht ob. [8]

Papier, Tabelle oder Software?

Solange keine Form vorgeschrieben ist, reicht grundsätzlich jedes System, das Beginn, Ende und Pausen nachprüfbar festhält. Mit wachsender Beschäftigtenzahl, mobilen Einsätzen oder mehreren Standorten lohnt sich meist eine digitale Lösung. Folgende Fragen helfen bei der Auswahl:

In fünf Schritten zur Erfassung

1. Geltungsbereich festlegen: Welche Beschäftigten sind erfasst, wer ist ausgenommen?
2. Verfahren wählen: Papier, Tabelle oder Software, passend zu Betriebsgröße und Arbeitsorten.
3. Regeln schriftlich fixieren: Wer trägt wann ein? Wer prüft? Wie werden Fehler korrigiert?
4. Beschäftigte informieren: Kurze Einweisung, einheitliche Vorlage oder Schulung.
5. Regelmäßig prüfen: Stichproben, Archivierung, Anpassung an die künftige gesetzliche Regelung.