Buchhaltung & Finanzen
Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro: Wie Sie Pendelordner, Rückfragen und Fristdruck abschaffen
Jeden Monat dasselbe Spiel: Belege werden gesammelt, in einen Ordner gepackt und zum Steuerbüro gebracht. Dann kommen Rückfragen, fehlende Belege werden gesucht und die Umsatzsteuer-Voranmeldung wird knapp. Dieser Artikel zeigt, wie eine digitale Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro aussieht, was ein Export im DATEV-Format bringt und wie Sie die Aufgaben sinnvoll aufteilen.
- Lesezeit
- 9 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Fristdruck: Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung ist am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig (§ 18 Abs. 1 UStG).
- Schnittstelle: Viele Programme exportieren Buchungsdaten im DATEV-Format, das in deutschen Steuerkanzleien verbreitet ist.
- Aufteilung: Sie erfassen Belege und Rechnungen laufend; das Steuerbüro prüft, bucht ab und erstellt Abschlüsse.
- Software: DATEV-Format-Export laut Anbieter etwa bei Sage Active Essentials (49 €), sevdesk (DATEV- und ADDISON-Schnittstelle) und Sage 100 (Export und Import).
Warum die Zusammenarbeit oft hakt
- Belege kommen gesammelt und spät: Das Steuerbüro kann erst kurz vor der Frist arbeiten.
- Rückfragen per Telefon und E-Mail: Einzelne Belege werden nachgefordert, der Überblick fehlt.
- Doppelte Arbeit: Rechnungen werden im Betrieb geschrieben und im Steuerbüro nochmals erfasst.
- Unklare Zuständigkeit: Wer bucht was, wer prüft, wer übermittelt?
Die Folge sind Kosten auf beiden Seiten und Fristdruck. Die Umsatzsteuer-Vorauszahlung ist am zehnten Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums fällig. [19] Bis dahin müssen alle Belege erfasst und geprüft sein. Mehr dazu im Ratgeber Umsatzsteuer-Voranmeldung: Fristen und Zeiträume.
Drei Modelle der Aufgabenteilung
Modell | Sie erledigen | Das Steuerbüro erledigt | Passt für |
|---|---|---|---|
Belege übergeben | Belege digital sammeln und weitergeben | Buchen, Voranmeldung, Abschluss | sehr kleine Betriebe ohne Buchhaltungswissen |
Vorkontieren | Rechnungen schreiben, Belege erfassen, Bank abgleichen | Prüfen, Korrigieren, Abschluss und Steuererklärungen | kleine Betriebe mit Buchhaltungssoftware |
Selbst buchen | Laufende Buchhaltung inkl. Voranmeldung | Jahresabschluss, Beratung | Betriebe mit eigener Buchhaltungskraft |
Das mittlere Modell ist für viele kleine Unternehmen der beste Kompromiss: Die Daten entstehen dort, wo das Geschäft passiert, und das Steuerbüro übernimmt die Fachprüfung.
Was ein Export im DATEV-Format bringt
Viele deutsche Steuerkanzleien arbeiten mit DATEV. Ein Export im DATEV-Format überträgt Buchungssätze und oft auch Belegbilder so, dass die Kanzlei sie ohne erneute Erfassung übernehmen kann. Das spart Zeit und vermeidet Tippfehler.
Software | Preis (zzgl. MwSt.) | Steuerbüro-Anbindung laut Anbieter |
|---|---|---|
Sage Active Essentials | 49 € pro Monat | Export im DATEV-Format, USt-Voranmeldung per ELSTER [4] |
sevdesk Buchhaltung | 25,90 € pro Monat | DATEV- und ADDISON-Schnittstelle [6] |
Sage 100 Rechnungswesen | ab 58 € je Nutzer und Monat | DATEV-Export und -Import, USt-Voranmeldung via ELSTER [13] |
Sage Lohnabrechnung | ab 20 € pro Monat inkl. 5 Mitarbeitende | Export für Sage und DATEV [9] |
weclapp ERP | ab 39 € je Nutzer und Monat | kostenlose Lizenz für Steuerberater [16] |
Der digitale Monatsablauf
- Laufend: Rechnungen aus der Software schreiben, Eingangsbelege sofort erfassen.
- Wöchentlich: Bankumsätze abgleichen, offene Belege nachfordern.
- Monatsende: Vollständigkeit prüfen, Export im vereinbarten Format erzeugen.
- Bis zum fünften Tag: Export an das Steuerbüro; Rückfragen im gemeinsamen Kanal klären.
- Bis zum zehnten Tag: Voranmeldung übermitteln und Zahlung veranlassen.
Die Tagesangaben im Ablauf sind ein Vorschlag, keine gesetzliche Frist; maßgeblich ist nur der zehnte Tag nach § 18 UStG oder die verlängerte Frist bei Dauerfristverlängerung.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Active: Rechnungen, Belege und Bank in einer Lösung, mit Export im DATEV-Format für das Steuerbüro und ELSTER-Voranmeldung im Tarif Essentials.
Fazit
Die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro wird einfacher, wenn Daten dort entstehen, wo das Geschäft passiert, und in einem Format übergeben werden, das die Kanzlei direkt einliest. Stimmen Sie Aufgabenteilung und Exportformat mit Ihrem Steuerbüro ab, bevor Sie Software auswählen.
Häufige Fragen
Muss mein Steuerbüro DATEV nutzen?
Nein, aber viele Kanzleien in Deutschland arbeiten mit DATEV. Fragen Sie vor der Softwareauswahl, welches Format Ihr Steuerbüro übernehmen kann.
Was ist der Unterschied zwischen DATEV-Export und DATEV-Schnittstelle?
Ein Export erzeugt eine Datei, die das Steuerbüro einliest. Eine direkte Schnittstelle überträgt Daten automatisch. Welche Variante eine Software bietet, steht in der Leistungsbeschreibung des Anbieters.
Kann das Steuerbüro direkt in meine Software schauen?
Manche Anbieter bieten dafür einen Zugang. weclapp nennt laut Anbieter eine kostenlose Lizenz für Steuerberater. Klären Sie Rechte und Datenschutz vorher.
Quellen
- Sage GmbH: „Sage Active (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-active/
- sevdesk: „Preise“. https://sevdesk.de/preise/
- Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
- Sage GmbH: „Sage 100: ERP-Software (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-100/
- weclapp SE: „Preise und Funktionen von weclapp“. https://www.weclapp.com/de/preise/
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 18 UStG: Besteuerungsverfahren“. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18.html
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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