Buchhaltung & Finanzen
Raus aus der Kleinunternehmerregelung: Was sich beim Wachstum ändert und wie Sie sich vorbereiten
Wachstum ist das Ziel, bringt aber neue Pflichten. Wer die Grenzen der Kleinunternehmerregelung überschreitet, muss Umsatzsteuer ausweisen, Voranmeldungen abgeben und künftig E-Rechnungen ausstellen. Viele Selbstständige merken das erst, wenn das Steuerbüro anruft. Dieser Artikel zeigt, welche Grenzen gelten, was sich ändert und wie Sie den Übergang mit der richtigen Software vorbereiten.
- Lesezeit
- 9 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Grenzen: Die Kleinunternehmerregelung gilt, wenn der Gesamtumsatz im Vorjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Jahr 100.000 € nicht überschreitet (§ 19 Abs. 1 UStG).
- Folgen: Rechnungen mit Umsatzsteuer, Vorsteuerabzug, regelmäßige Umsatzsteuer-Voranmeldungen (§ 18 UStG).
- E-Rechnung: Kleinunternehmer müssen nur empfangen; nach dem Wechsel gilt die Ausstellungspflicht ab 2027 bzw. 2028 je nach Vorjahresumsatz.
- Vorbereitung: Umsatz laufend beobachten, Steuerbüro früh einbinden und eine Software wählen, die mitwächst.
Die Grenzen der Kleinunternehmerregelung
Nach § 19 Abs. 1 UStG wird die Umsatzsteuer nicht erhoben, wenn der Gesamtumsatz im vorangegangenen Kalenderjahr 25.000 € nicht überschritten hat und im laufenden Kalenderjahr 100.000 € nicht überschreitet. [18] Die Grundlagen erklärt der Ratgeber Kleinunternehmerregelung: Grenzen und Pflichten.
Situation | Was das bedeutet |
|---|---|
Vorjahr unter 25.000 €, laufendes Jahr unter 100.000 € | Kleinunternehmerregelung anwendbar |
Vorjahr über 25.000 € | Im laufenden Jahr gilt die Regelung nicht mehr |
Laufendes Jahr über 100.000 € | Bedingung des Gesetzes nicht mehr erfüllt; Zeitpunkt und Folgen mit dem Steuerbüro klären |
Quelle: [18]. Ob die Grenzen netto oder brutto zu verstehen sind, wird in Fachquellen unterschiedlich dargestellt; klären Sie Grenzfälle mit Ihrem Steuerbüro.
Was sich nach dem Wechsel ändert
Bereich | Als Kleinunternehmer | Nach dem Wechsel |
|---|---|---|
Rechnungen | ohne Umsatzsteuer, mit Hinweis auf die Regelung | mit Umsatzsteuer und allen Pflichtangaben |
Vorsteuer | kein Abzug | Vorsteuer aus Eingangsrechnungen abziehbar |
Voranmeldung | in der Regel keine | monatlich oder vierteljährlich, Fälligkeit am zehnten Tag nach Ablauf des Zeitraums (§ 18 UStG) [19] |
E-Rechnung empfangen | Pflicht seit 2025 | Pflicht seit 2025 |
E-Rechnung ausstellen | nicht verpflichtet (§ 34a UStDV) [1] | ab 2027 bei mehr als 800.000 € Vorjahresumsatz, sonst ab 2028 [1][2] |
Quellen: [1][2][18][19]. Mehr zur Voranmeldung im Ratgeber Umsatzsteuer-Voranmeldung, zur E-Rechnung im Ratgeber E-Rechnung ab 2027.
Die gute Seite: Vorsteuer
Mit dem Wechsel können Sie die Umsatzsteuer aus Ihren Einkäufen als Vorsteuer abziehen. Für Betriebe mit hohen Investitionen oder Materialkosten kann das ein Vorteil sein. Bei Geschäftskunden spielt die ausgewiesene Umsatzsteuer meist keine Rolle, weil diese selbst Vorsteuer ziehen; bei Privatkunden kann sie den Preis erhöhen. Durchdenken Sie Ihre Preise deshalb vor dem Wechsel.
Software, die mitwächst
Software (Tarif) | Preis / Monat zzgl. MwSt. | Laut Anbieter |
|---|---|---|
sevdesk Free | 0 € | drei Rechnungen oder E-Rechnungen pro Monat [6] |
sevdesk Rechnung | 11,90 € | Rechnungen und Angebote [6] |
sevdesk Buchhaltung | 25,90 € | zusätzlich Buchhaltung, UStVA per ELSTER [6] |
Lexware Office L | 21,90 € | Buchhaltung, EÜR und Umsatzsteuer [5] |
Sage Active Starter | 25 € | Angebote und Rechnungen, fünf Nutzende, 300 Rechnungen pro Monat; ohne Buchhaltung [4] |
Sage Active Essentials | 49 € | zusätzlich Buchhaltung, USt-Voranmeldung per ELSTER, DATEV-Format-Export, Lohn für zwei Beschäftigte [4] |
Achten Sie darauf, dass der Wechsel von der Kleinunternehmer- zur Regelbesteuerung in derselben Software möglich ist, ohne Stammdaten neu anzulegen.
Checkliste für den Übergang
- Umsatz beobachten: Monatlich den Gesamtumsatz mit den Grenzen vergleichen.
- Steuerbüro einbinden: Zeitpunkt des Wechsels und Folgen für laufende Rechnungen klären.
- Preise prüfen: Brutto oder netto, besonders bei Privatkunden.
- Software umstellen: Steuersätze, Rechnungsvorlagen und Voranmeldung einrichten.
- Voranmeldung planen: Zeitraum mit dem Finanzamt klären, Termine im Kalender eintragen.
- E-Rechnung vorbereiten: Ausgabe im Format XRechnung oder ZUGFeRD bis zur Pflicht testen.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Active: Starter ab 25 € pro Monat zzgl. MwSt. für Rechnungen; nach dem Wechsel Essentials mit Buchhaltung, ELSTER-Voranmeldung und DATEV-Format-Export.
Fazit
Das Überschreiten der Kleinunternehmergrenze ist ein gutes Zeichen, aber kein Selbstläufer. Mit dem Wechsel kommen Umsatzsteuer auf Rechnungen, Voranmeldungen und bald die E-Rechnungspflicht. Wer den Umsatz beobachtet, das Steuerbüro früh einbindet und eine Software nutzt, die mitwächst, gestaltet den Übergang ohne Hektik.
Häufige Fragen
Ab wann muss ich Umsatzsteuer ausweisen?
Das hängt davon ab, welche Grenze Sie überschreiten und wann. Der Gesetzestext knüpft die Regelung an das Vorjahr (25.000 €) und an das laufende Jahr (100.000 €). Besprechen Sie den genauen Zeitpunkt mit Ihrem Steuerbüro, bevor Sie eine Grenze erreichen.
Was passiert mit bereits geschriebenen Rechnungen?
Das ist ein Einzelfall für die Steuerberatung. Wichtig ist, ab dem maßgeblichen Zeitpunkt korrekte Rechnungen mit Umsatzsteuer zu schreiben.
Brauche ich nach dem Wechsel eine neue Software?
Nicht unbedingt. Viele Programme bieten Tarife für Kleinunternehmer und für die Regelbesteuerung. Prüfen Sie, ob ein Wechsel innerhalb derselben Software möglich ist.
Quellen
- IHK Region Stuttgart: „Obligatorische E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze“. https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496
- IHK Frankfurt am Main: „E-Rechnungspflicht ab 2025“. https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/uebersicht-alle-rechtsthemen/steuerrecht/umsatzsteuer-national/e-rechnungspflicht-ab-2025-6055774
- Sage GmbH: „Sage Active (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-active/
- Lexware: „Preise Lexware Office“. https://www.lexware.de/preise/
- sevdesk: „Preise“. https://sevdesk.de/preise/
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 19 UStG: Besteuerung der Kleinunternehmer“. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__19.html
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 18 UStG: Besteuerungsverfahren“. https://www.gesetze-im-internet.de/ustg_1980/__18.html
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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