E-Rechnung ab 2027: Was Unternehmen mit mehr als 800.000 € Umsatz jetzt umsetzen müssen

Was sich zum 1. Januar 2027 ändert

Mit dem Wachstumschancengesetz hat der Gesetzgeber die elektronische Rechnung für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen schrittweise verpflichtend gemacht.^[1] Die erste Stufe betrifft seit 2025 alle Betriebe: Sie müssen eingehende E-Rechnungen annehmen können. Beim Ausstellen gab es dagegen Übergangsfristen. In den Jahren 2025 und 2026 durften Unternehmen weiterhin Papierrechnungen verschicken und, mit Zustimmung des Empfängers, auch andere elektronische Formate wie PDF. ^[1]

Diese Übergangszeit endet für einen Teil der Unternehmen am 31. Dezember 2026. Ab dem 1. Januar 2027 müssen Betriebe, deren Gesamtumsatz im Vorjahr über 800.000 € lag, ihre inländischen B2B-Rechnungen als E-Rechnung ausstellen. ^[1]

Ist mein Unternehmen betroffen?

Entscheidend sind drei Fragen:

1. Handelt es sich um einen inländischen B2B-Umsatz? Die Pflicht betrifft Leistungen zwischen Unternehmen, die in Deutschland ansässig sind. Dazu zählen Sitz, Geschäftsleitung, Wohnsitz oder eine umsatzsteuerlich relevante Betriebsstätte in Deutschland, die an der Leistung beteiligt ist. Rechnungen an Privatpersonen (B2C) sind nicht erfasst. ^[1]
2. Wie hoch war Ihr Gesamtumsatz 2026? Maßgeblich ist der umsatzsteuerliche Gesamtumsatz im Vorjahr, für 2027 also im Jahr 2026. ^[1] Liegt er über 800.000 €, gilt die Ausstellungspflicht ab dem 1. Januar 2027.
3. Greift eine Ausnahme? Siehe Abschnitt „Ausnahmen“.

Der Zeitplan im Überblick

Quellen: ^[1],[2] Darstellung vereinfacht. Prüfen Sie Sonderfälle mit Ihrer Steuerberatung.

Was als E-Rechnung zählt – und was nicht

Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Sie muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen (§ 14 Abs. 1 UStG). ^[1] Alternativ können Aussteller und Empfänger ein anderes Format vereinbaren, wenn sich daraus die nach der EU-Richtlinie 2014/55/EU erforderlichen Daten extrahieren lassen.

In der Praxis sind zwei Formate verbreitet:

• XRechnung: ein reines XML-Format. Für Menschen ist es erst mit einer Anzeige-Software lesbar.
• ZUGFeRD: ein hybrides Format aus PDF und eingebetteter XML-Datei. Nach dem BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 ist ZUGFeRD ab Version 2.0.1 zulässig. ^[1]

Wie die E-Rechnung übermittelt wird, schreibt das Gesetz nicht vor. Möglich sind etwa der Versand per E-Mail, eine Schnittstelle oder der Download über ein Portal. Das vereinbaren die Beteiligten. ^[1]

Was das zweite BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2025 klarstellt

Am 15. Oktober 2025 hat das Bundesfinanzministerium ein zweites Schreiben zur E-Rechnung veröffentlicht. Seine Grundsätze gelten grundsätzlich für Umsätze, die nach dem 31. Dezember 2024 ausgeführt werden. ^[46] Für die Praxis sind vor allem diese Punkte wichtig:

• Formatfehler: Entspricht eine Rechnung nicht dem vorgeschriebenen Format nach EN 16931, ist sie keine E-Rechnung, sondern eine sonstige Rechnung. Der Empfänger muss dann eine korrekte E-Rechnung anfordern. ^[47]
• Inhaltsfehler: Fehler wie ein falscher Steuersatz erfordern eine berichtigte E-Rechnung. ^[47]
• Validierung: Das BMF empfiehlt, eingehende E-Rechnungen zu validieren; Prüfprotokolle können als Nachweis dienen. ^[47] Eine negative technische Validierung schließt den Vorsteuerabzug aber nicht automatisch aus. Lehnen Sie E-Rechnungen deshalb nicht allein wegen technischer Fehlermeldungen ab. ^[46]

Ausnahmen

Keine E-Rechnung ist erforderlich bei: ^[1],[2]

• Kleinbetragsrechnungen bis 250 € (brutto, § 33 UStDV)
• Fahrausweisen, die als Rechnung gelten (§ 34 UStDV)
• Leistungen von Kleinunternehmern (§ 34a UStDV). Sie müssen E-Rechnungen aber empfangen können.
• bestimmten steuerfreien Umsätzen nach § 4 Nr. 8 bis 29 UStG
• Umsätzen an Privatpersonen (B2C)

In diesen Fällen dürfen Sie weiterhin andere Rechnungsformen verwenden.

Empfang: Was seit 2025 gilt

Für den Empfang gibt es keine Übergangsfrist. Als Übergangsmaßnahme reicht aber zunächst ein E-Mail-Postfach. ^[1] Wichtig ist, dass Sie die Rechnung auch verarbeiten können. Eine XRechnung ist als XML-Datei ohne passende Software kaum lesbar. Prüfen Sie deshalb, ob Ihre Buchhaltungssoftware E-Rechnungen einlesen und anzeigen kann. Alternativ nutzen Sie einen Viewer.

Archivierung: acht Jahre, im Originalformat

Rechnungen und Buchungsbelege sind in Deutschland acht Jahre aufzubewahren. ^[3] Bei E-Rechnungen ist der strukturierte Datensatz entscheidend. Bewahren Sie die Datei in ihrer ursprünglichen Form unveränderbar und GoBD-konform auf. Ein Ausdruck ersetzt sie nicht. Bei ZUGFeRD-Rechnungen ginge beim Ausdrucken die eingebettete XML-Datei verloren.

Das BMF-Schreiben vom Oktober 2025 bestätigt das: Der strukturierte Datensatz ist unverändert aufzubewahren, und seine Lesbarkeit und Nachvollziehbarkeit müssen für die gesamte Aufbewahrungsfrist erhalten bleiben. ^[47]

In 7 Schritten startklar für 2027

1. Betroffenheit klären: Gesamtumsatz 2026 ermitteln oder mit dem Steuerbüro abschätzen. Anteil der inländischen B2B-Rechnungen bestimmen.
2. Rechnungsprozesse erfassen: Wo entstehen Rechnungen (Buchhaltung, Warenwirtschaft, Branchensoftware, Word-Vorlagen)? Jede Quelle muss künftig E-Rechnungen erzeugen können.
3. Software prüfen: Kann Ihre Lösung EN-16931-konforme XRechnung oder ZUGFeRD erstellen, empfangen und archivieren? Fragen Sie beim Anbieter schriftlich nach.
4. Stammdaten bereinigen: Vollständige Kundendaten, Leitweg-IDs für öffentliche Auftraggeber, korrekte Umsatzsteuer-IDs und Bestellnummern, falls Kunden diese verlangen.
5. Übermittlungswege vereinbaren: Mit Ihren größten Kunden abstimmen, ob E-Mail, Portal oder Schnittstelle genutzt wird.
6. Testlauf: Vor dem Stichtag Test-Rechnungen an zwei, drei Kunden senden und die Validierung prüfen.
7. Archiv und Verfahrensdokumentation: Ablage der Originaldateien festlegen und den Prozess dokumentieren (GoBD).

Was Ihre Software können muss

Was E-Rechnungs-fähige Software kostet

Viele Cloud-Lösungen für kleine Unternehmen decken E-Rechnungen ab. Die folgende Übersicht nennt reguläre Monatspreise bei monatlicher Abrechnung, ohne Aktionsrabatte. Prüfen Sie den genauen Funktionsumfang je Tarif beim Anbieter.

Preise geprüft: November 2026

Bei längerer Vertragslaufzeit oder in Aktionen sind die Preise teils deutlich niedriger. Bei unserer Preisprüfung im November 2026 gewährten Sage Active und Lexware Office 50 % Rabatt für drei Monate, sevdesk bot Rabatte bei 12- und 24-monatiger Laufzeit. In der kleinsten Version S kann Lexware Office E-Rechnungen empfangen, aber nicht erstellen. ^[48]

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