Rechnungsstellung & E-Rechnung
E-Rechnungen empfangen: Was seit 2025 für alle Unternehmen gilt
Beim Empfang von E-Rechnungen gibt es keine Übergangsfrist: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen sie annehmen können. Dieser Ratgeber erklärt, was das praktisch bedeutet, warum ein E-Mail-Postfach nur ein Anfang ist und wie Sie eingehende Rechnungen sauber verarbeiten.
- Lesezeit
- 6 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Pflicht: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer.
- Übergang: Als Übergangsmaßnahme reicht zunächst ein E-Mail-Postfach.
- Lesbarkeit: Eine XRechnung ist eine XML-Datei und ohne passende Software kaum lesbar. Sie brauchen ein Programm oder einen Viewer.
- Archiv: Bewahren Sie die E-Rechnung im Originalformat auf. Der strukturierte Teil ist maßgeblich.
Die Empfangspflicht im Überblick
Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können, auch Kleinunternehmer. Das gilt für Leistungen anderer inländischer Unternehmen. Eine Übergangsfrist für den Empfang gibt es nicht. [1]
Als Übergangsmaßnahme reicht zunächst ein E-Mail-Postfach aus. [1] Das ändert nichts daran, dass Sie die Rechnung auch verarbeiten müssen: lesen, prüfen, buchen und aufbewahren.
Was zählt als E-Rechnung?
Eine E-Rechnung ist eine Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format, das der europäischen Norm EN 16931 entspricht. Eine PDF-Rechnung per E-Mail ist keine E-Rechnung. [1] In der Praxis begegnen Ihnen zwei Formate: die XRechnung (reines XML) und ZUGFeRD (PDF mit eingebetteter XML-Datei, ab Version 2.0.1 zulässig). [1]
Von der E-Mail zur Buchung
- Eingang bündeln: Eine zentrale Adresse für alle Rechnungen, regelmäßig geprüft.
- Format erkennen: XML-Datei (XRechnung) oder PDF mit eingebetteter XML (ZUGFeRD)?
- Lesen und prüfen: Mit einer Buchhaltungssoftware, die E-Rechnungen einliest, oder einem Viewer. Ohne Software ist eine XRechnung kaum lesbar.
- Buchen: Daten in die Buchhaltung übernehmen, Rechnungsdaten abgleichen.
- Archivieren: Originaldatei unveränderbar ablegen, nicht nur ein Ausdruck.
Worauf Sie bei der Software achten
- Liest sie E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD ein und zeigt sie lesbar an?
- Übernimmt sie die Daten in die Buchung, ohne alles abzutippen?
- Speichert sie die Originaldatei GoBD-konform? [10]
- Ist der Export für das Steuerbüro möglich, etwa im DATEV-Format?
Beispiel: Sage Active liest nach Anbieterangabe eingehende E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD in beiden Tarifen ein. [4] Prüfen Sie bei jedem Anbieter, welche Funktionen in welchem Tarif enthalten sind.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Active: Liest nach Anbieterangabe XRechnung und ZUGFeRD ein und bündelt Rechnungen, Buchhaltung und Lohn für kleine Unternehmen.
Häufige Fragen
Gilt die Empfangspflicht auch für Kleinunternehmer?
Ja. Kleinunternehmer müssen E-Rechnungen empfangen können, auch wenn sie selbst keine ausstellen müssen.
Muss ich auf E-Rechnungen mit einer E-Rechnung antworten?
Nein. Die Empfangspflicht und die Ausstellungspflicht sind getrennt geregelt. Für das Ausstellen gelten Übergangsfristen bis 2027 bzw. 2028.
Reicht ein E-Mail-Postfach dauerhaft?
Die IHK Region Stuttgart nennt es eine Übergangsmaßnahme. Wichtig ist, dass Sie die Rechnungen auch verarbeiten können.
Quellen
- IHK Region Stuttgart: „Obligatorische E-Rechnungen für inländische B2B-Umsätze“. https://www.ihk.de/stuttgart/fuer-unternehmen/recht-und-steuern/steuerrecht/steuermeldungen/e-rechnungen-5864496
- IHK Frankfurt am Main: „E-Rechnungspflicht ab 2025“. https://www.frankfurt-main.ihk.de/recht/uebersicht-alle-rechtsthemen/steuerrecht/umsatzsteuer-national/e-rechnungspflicht-ab-2025-6055774
- Sage GmbH: „Sage Active (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-active/
- IHK München und Oberbayern: „Ordnungsgemäße Buchführung: GoBD“. https://www.ihk-muenchen.de/de/Service/Recht-und-Steuern/Steuerrecht/Finanzverwaltung/Grunds%C3%A4tze-zur-elektronischen-Buchf%C3%BChrung-(GOBD)/
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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