E-Rechnungen GoBD-konform archivieren: Format, Fristen und Praxis

Warum das Originalformat zählt

Seit der E-Rechnungspflicht ab 2025 sind E-Rechnungen ausdrücklich in den GoBD verankert. Es genügt in der Regel, den strukturierten Teil (XML) aufzubewahren. Den lesbaren Teil, etwa ein PDF, müssen Sie nur aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält. Das empfangene Format bleibt maßgeblich. [10]

Bei E-Rechnungen ist das Ursprungsformat zu speichern. Dient eine E-Mail nur als Transportmittel, ist sie selbst nicht aufbewahrungspflichtig. [11] Elektronische Daten dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden, eine ausschließlich ausgedruckte Aufbewahrung ist unzulässig. [11]

Unveränderbarkeit und Index

• Archivierte Dokumente dürfen nicht unbemerkt verändert werden. Korrekturen laufen über Storno und Neubuchung. [10]
• Elektronische Dokumente brauchen einen eindeutigen Index, der während der gesamten Frist mit dem Dokument verknüpft bleibt. [11]
• Änderungen und Zugriffe sollten protokolliert werden. [10]

Aufbewahrungsfristen

Die GoBD legen keine Fristen fest, sie ergeben sich aus Handels- und Steuergesetzen. [10] Für Rechnungen und Buchungsbelege nennt Haufe acht Jahre. [3] Empfangene Handelsbriefe sind nach der IHK München sechs Jahre aufzubewahren. [10] Ältere Darstellungen nennen zehn Jahre. Die Fristen laufen nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht verjährte Steuerfestsetzung von Bedeutung sind. [11]

Was ein gutes Archiv leistet

In vier Schritten zum Archiv

1. Ablageort festlegen: Buchhaltungssoftware mit Archiv, DMS oder ein anderes geprüftes System, kein lose gefüllter Ordner.
2. Regel festlegen: Eingang, Prüfung, Ablage, Zugriffsrechte, jeweils schriftlich.
3. Fristen hinterlegen: Mit der Steuerberatung klären und im System berücksichtigen.
4. Verfahren dokumentieren: Kurze Verfahrensdokumentation, die dem tatsächlichen Ablauf entspricht. [10]