Zeiterfassung

Zeiterfassungssystem auswählen: Kriterien, Beispiele und Kosten

Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten erfassen. Welches System dafür passt, hängt von Betriebsgröße, Arbeitsorten und vorhandener Software ab. Der Ratgeber nennt Kriterien und zeigt Beispiele, wie Zeiterfassung in verbreiteten Lösungen enthalten ist.

Autor: Patrick Seifert; Geschäftsführer, PSG GmbH
Lesezeit: 6 Min.

Bauleiter prüft auf der Baustelle etwas auf einem robusten Smartphone

Inhalt

Was gesetzlich zählt
Kriterien für die Auswahl
Beispiele: Zeiterfassung in bekannten Lösungen
In fünf Schritten zur Entscheidung

Das Wichtigste in Kürze

Pflicht: Beginn, Ende und Pausen sind zu erfassen, eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben (IHK Rhein-Neckar).
Auswahl: Mobile Erfassung, Nachvollziehbarkeit von Änderungen, Export und Datenschutz entscheiden mehr als einzelne Zusatzfunktionen.
Beispiele: Zeiterfassung steckt in HR- und ERP-Lösungen, etwa in Sage Payroll Standard, Personio Core und weclapp ERP Dienstleistung.
Betriebsrat: Bei der Ausgestaltung kann Mitbestimmung bestehen, ein Initiativrecht zur Einführung hat er nach IHK-Darstellung nicht.

Was gesetzlich zählt

Arbeitgeber müssen Beginn und Ende der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden und Pausen erfassen. Eine bestimmte Form ist nicht vorgeschrieben, die Aufzeichnungen müssen nachprüfbar sein. [7] Details und den Stand der geplanten Gesetzesänderung finden Sie in unserem Ratgeber zur Arbeitszeiterfassung.

Kriterien für die Auswahl

Kriterium	Worauf Sie achten
Erfassung	Beginn, Ende, Pausen einzeln; Überstunden
Arbeitsorte	Büro, Homeoffice, Baustelle, Produktion: mobil, am PC oder am Terminal
Nachvollziehbarkeit	Änderungen mit Nutzer und Zeitpunkt protokolliert
Auswertung	Salden, Überstunden, Export für Lohnabrechnung
Anbindung	Übergabe an Lohnabrechnung oder Buchhaltung
Datenschutz	Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort, Rollen und Rechte
Mitbestimmung	Betriebsrat frühzeitig einbinden, falls vorhanden
Kosten	Preis je Nutzer oder Mitarbeitenden, Mindestabnahme, Laufzeit

Beispiele: Zeiterfassung in bekannten Lösungen

Zeiterfassung wird häufig als Teil größerer Lösungen angeboten. Die folgende Übersicht gibt Angaben der Anbieter wieder (zzgl. MwSt., soweit angegeben). Prüfen Sie den Umfang je Tarif beim Anbieter.

Lösung	Zeiterfassung laut Anbieter	Preisangabe	Quelle
Sage Payroll Standard	Arbeitszeiten und Überstunden, Genehmigungs-Workflows, Arbeitszeittabellenberichte; Schichtplanung im Tarif Premium	30 € / Monat inkl. 5 Mitarbeitende, weitere 5 € je Person	[9]
Sage HR Suite, Modul Zeitmanagement	Arbeitszeitmodelle, Saldenregelungen, Reports, Zeitbewertung über die Personalabrechnung	Preis auf Anfrage	[14]
Personio Core	Zeiterfassung im Plan Core enthalten	HR ab 7,60 € je Mitarbeitende und Monat, Mindestabnahme 420 € monatlich	[17]
weclapp ERP Dienstleistung	(Personal-)Zeiterfassung im Paket enthalten; Einzellizenz „Zeit & Abwesenheit“ kostenlos laut Preisseite	86 € je Nutzer und Monat (Ansicht „Jährlich“), 95 € monatlich	[16]

In fünf Schritten zur Entscheidung

Arbeitsorte klären: Wo wird gearbeitet, und wie erfassen die Beschäftigten dort?
Ohnehin genutzte Software prüfen: Enthält Ihre HR- oder ERP-Lösung ein Zeitmodul?
Anforderungen priorisieren: Pflicht (Beginn, Ende, Pausen) vor Zusatzfunktionen.
Betriebsrat und Datenschutz einbinden: Regeln schriftlich festhalten.
Testen: Mit echten Arbeitstagen, dann Export zur Lohnabrechnung prüfen.

Häufige Fragen

Brauche ich ein eigenes Zeiterfassungs-Tool?

Nicht zwingend. Viele HR- und ERP-Lösungen enthalten Zeiterfassung. Prüfen Sie, ob das Modul Beginn, Ende und Pausen nachprüfbar erfasst und ob es zu Ihren Arbeitsorten passt.

Muss das System elektronisch sein?

Nach dem derzeitigen Stand ist keine bestimmte Form vorgeschrieben. Eine gesetzliche Neuregelung, die elektronische Erfassung verlangen könnte, war zum Redaktionsstand nicht abschließend geklärt.

Quellen

IHK Rhein-Neckar: „Arbeitszeiterfassung“. https://www.ihk.de/rhein-neckar/recht/arbeitsrecht/arbeitszeiterfassung-5631422
Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
Sage GmbH: „Sage HR Suite: Personalsoftware (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-hr-suite-personal-software/
weclapp SE: „Preise und Funktionen von weclapp“. https://www.weclapp.com/de/preise/
Personio SE & Co. KG: „Pläne und Preise“. https://www.personio.de/plaene/

Autor

Patrick Seifert

Geschäftsführer, PSG GmbH

Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir

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