Digitalisierung & Datenschutz
KI im Mittelstand: Warum viele Betriebe zögern und wo der Einstieg in der Verwaltung gelingt
Künstliche Intelligenz ist in aller Munde, doch im Mittelstand ist sie noch längst kein Standard. Nach Destatis nutzte 2025 gut jedes vierte Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten KI, bei kleinen Unternehmen weniger. Dieser Artikel zeigt anhand amtlicher Zahlen, was Betriebe bremst, wo KI bereits eingesetzt wird und wie ein pragmatischer Einstieg in Buchhaltung und Verwaltung aussieht.
- Lesezeit
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Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Verbreitung: 2025 nutzten 26 % der Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten KI, 2024 waren es 20 %, 2023 erst 12 % (Destatis).
- Größe: Bei kleinen Unternehmen (10 bis 49 Beschäftigte) lag der Anteil 2025 bei 23 %, bei großen (250+) bei 57 %.
- Hürden: Unternehmen, die KI erwogen, aber nicht eingesetzt haben, nannten 2024 vor allem fehlendes Wissen (71 %) und unklare rechtliche Folgen (58 %).
- Einstieg: In Buchhaltung und Verwaltung ist KI oft schon in Standardsoftware enthalten, etwa bei der Belegerkennung.
Wie verbreitet KI in deutschen Unternehmen ist
Die Nutzung von KI wächst schnell, aber von einem niedrigen Niveau aus. Das Statistische Bundesamt erhebt den Anteil der Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten, die KI-Technologien nutzen:
Jahr | Anteil der Unternehmen mit KI-Nutzung |
|---|---|
2021 | 11 % |
2023 | 12 % |
2024 | 20 % |
2025 | 26 % |
Quelle: Destatis. [30][31] Für 2022 liegt kein Wert vor. Die Unterschiede nach Größe sind deutlich:
Beschäftigte | 2024 | 2025 |
|---|---|---|
10 bis 49 | 17 % | 23 % |
50 bis 249 | 28 % | 36 % |
250 und mehr | 48 % | 57 % |
Quelle: Destatis. [30][31] Kleine Unternehmen holen auf, liegen aber weit hinter großen. Weitere Zahlen zeigt unser Marktdaten-Dashboard.
Was Unternehmen bremst
Destatis hat 2024 Unternehmen befragt, die den Einsatz von KI erwogen, aber nicht umgesetzt haben. Die meistgenannten Gründe:
Grund | Anteil |
|---|---|
Fehlendes Wissen | 71 % |
Unklarheit über rechtliche Folgen | 58 % |
Bedenken bei Datenschutz und Privatsphäre | 53 % |
Verfügbarkeit oder Qualität der Daten | 45 % |
Nicht kompatibel mit vorhandenen Systemen | 44 % |
Hohe Kosten | 28 % |
Ethische Bedenken | 23 % |
Quelle: Destatis, Pressemitteilung Nr. 444 vom 25.11.2024. [31] Auffällig: Kosten sind nicht das Haupthindernis. Es fehlt vor allem an Wissen und an rechtlicher Sicherheit.
Wo KI bereits eingesetzt wird
Unter den Unternehmen, die KI 2024 nutzten, setzten 33 % sie in Marketing oder Vertrieb ein, 25 % in Produktions- oder Dienstleistungsprozessen, 24 % in Verwaltung oder Management und 24 % im Rechnungswesen, Controlling oder Finanzmanagement. [31] Gerade die Verwaltung ist für kleine Betriebe ein naheliegender Startpunkt, weil die Aufgaben wiederkehrend und gut strukturiert sind.
Pragmatischer Einstieg: KI in Standardsoftware
Der einfachste Weg führt nicht über eigene KI-Projekte, sondern über Funktionen in Software, die ohnehin genutzt wird. Damit sinken die beiden größten Hürden: Es braucht kaum Spezialwissen, und Vertrag sowie Datenschutz sind über den bestehenden Anbieter geregelt.
Aufgabe | KI-Unterstützung | Beispiel laut Anbieter |
|---|---|---|
Belegerfassung | Lieferant, Datum, Betrag und Steuersatz werden automatisch ausgelesen | sevdesk: KI-gestützte Belegerfassung [6] |
Buchungsvorschläge | Belege und Zahlungen werden zugeordnet | Sage Active: automatische Erkennung hochgeladener Belege, Bankkontenabgleich [4] |
Assistenz | Fragen in natürlicher Sprache, Hinweise auf offene Aufgaben | Sage Active: KI-Assistent Sage Copilot [4] |
Fünf Schritte zum Einstieg
- Aufgabe wählen: Eine wiederkehrende, klar abgegrenzte Tätigkeit, etwa Belegerfassung.
- Vorhandene Software prüfen: Welche KI-Funktionen sind bereits enthalten oder zubuchbar?
- Datenschutz klären: Auftragsverarbeitungsvertrag, Datenstandort, Umgang mit personenbezogenen Daten.
- Testen und messen: Zeitaufwand vorher und nachher vergleichen; Ergebnisse stichprobenartig prüfen.
- Regeln festlegen: Wer kontrolliert die Vorschläge der KI, bevor gebucht wird?
Software im Überblick
Passende Software
Sage Active: Belege per Foto, PDF oder E-Rechnung hochladen und automatisch erkennen lassen; mit KI-Assistent Sage Copilot laut Anbieter.
Fazit
KI ist im Mittelstand angekommen, aber noch nicht in der Breite. Die amtlichen Zahlen zeigen: Nicht die Kosten bremsen, sondern fehlendes Wissen und rechtliche Unsicherheit. Wer mit KI-Funktionen in vorhandener Buchhaltungs- oder Verwaltungssoftware startet, umgeht beide Hürden und sammelt messbare Erfahrungen.
Häufige Fragen
Wie zuverlässig sind die Destatis-Zahlen?
Sie stammen aus der amtlichen Erhebung zur Nutzung von Informations- und Kommunikationstechnologien in Unternehmen und betreffen Unternehmen mit mindestens zehn Beschäftigten. Kleinstbetriebe sind darin nicht enthalten.
Darf ich Kundendaten in KI-Tools eingeben?
Das hängt vom Tool, vom Vertrag und von den Daten ab. Bei personenbezogenen Daten brauchen Sie in der Regel einen Auftragsverarbeitungsvertrag und eine Prüfung nach DSGVO. Klären Sie das vor dem Einsatz mit Ihrer Datenschutzberatung.
Muss ich für KI eine neue Software kaufen?
Nicht unbedingt. Viele Buchhaltungs- und HR-Programme enthalten inzwischen KI-Funktionen, etwa zur Belegerkennung. Prüfen Sie zuerst, was Ihre vorhandene Software kann.
Quellen
- Sage GmbH: „Sage Active (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-active/
- sevdesk: „Preise“. https://sevdesk.de/preise/
- Statistisches Bundesamt (Destatis): „Unternehmen mit Nutzung von KI nach Beschäftigtengrößenklassen 2025“. https://www.destatis.de/DE/Themen/Branchen-Unternehmen/Unternehmen/IKT-in-Unternehmen-IKT-Branche/Tabellen/ikti-unternehmen-kuenstliche-intelligenz.html
- Statistisches Bundesamt (Destatis): „Pressemitteilung Nr. 444: Jedes fünfte Unternehmen nutzt künstliche Intelligenz (25.11.2024)“. https://www.destatis.de/DE/Presse/Pressemitteilungen/2024/11/PD24_444_52911.html
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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