HR & Personal
Onboarding und Nachweisgesetz: Welche Fristen für Arbeitsbedingungen gelten und wie Sie neue Mitarbeitende digital einarbeiten
Neue Mitarbeitende sollen schnell produktiv werden, doch in kleinen Betrieben läuft der Start oft improvisiert: Vertrag fehlt, Zugänge fehlen, Unterlagen werden nachgereicht. Dabei setzt das Nachweisgesetz klare Fristen, bis wann Arbeitgeber die wesentlichen Arbeitsbedingungen aushändigen müssen. Dieser Artikel fasst die Fristen zusammen und zeigt, wie ein digitaler Onboarding-Prozess aussieht.
- Lesezeit
- 10 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Erster Arbeitstag: Name und Anschrift der Parteien, Arbeitsentgelt und vereinbarte Arbeitszeit müssen schriftlich vorliegen.
- Siebter Kalendertag: unter anderem Beginn, Befristung, Arbeitsort, Tätigkeit, Probezeit sowie Regeln zu Arbeit auf Abruf und Überstunden.
- Ein Monat: die übrigen Angaben, etwa Urlaub, Kündigungsverfahren und anwendbare Tarifverträge.
- Form: Seit 2025 ist unter Bedingungen auch Textform möglich; die elektronische Form ist ausgeschlossen. Für bestimmte Branchen bleibt die Schriftform Pflicht.
Warum Onboarding im Mittelstand oft holpert
Ein neuer Kollege kommt am Montag, aber der Laptop ist nicht eingerichtet, der Vertrag liegt noch beim Chef zur Unterschrift und die Lohnabrechnung kennt die Steuer-ID nicht. Das ist kein Einzelfall, sondern typisch für Betriebe ohne festen Ablauf. Neben dem schlechten ersten Eindruck entstehen rechtliche Risiken, denn das Nachweisgesetz setzt Fristen.
Die Fristen nach § 2 NachwG
Der Arbeitgeber muss die wesentlichen Vertragsbedingungen schriftlich niederlegen, unterzeichnen und aushändigen. Das Gesetz staffelt die Fristen nach Art der Angabe: [24]
Frist | Angaben (Auswahl) |
|---|---|
Spätestens am ersten Tag der Arbeitsleistung | Name und Anschrift der Vertragsparteien; Zusammensetzung und Höhe des Arbeitsentgelts einschließlich Zuschlägen und Zulagen sowie Fälligkeit und Art der Auszahlung; vereinbarte Arbeitszeit, Ruhepausen und Ruhezeiten, bei Schichtarbeit Schichtsystem und -rhythmus |
Spätestens am siebten Kalendertag | Beginn des Arbeitsverhältnisses; bei Befristung das Enddatum; Arbeitsort; Beschreibung der Tätigkeit; Dauer der Probezeit; Regeln zur Arbeit auf Abruf; Möglichkeit von Überstunden und deren Voraussetzungen |
Spätestens einen Monat nach Beginn | die übrigen Angaben, etwa Dauer des Urlaubs, Anspruch auf Fortbildung, betriebliche Altersversorgung über einen Versorgungsträger, Verfahren bei Kündigung, Hinweis auf Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen |
Quelle: [24], vereinfachte Zusammenfassung. Den vollständigen Katalog der Angaben finden Sie im Gesetzestext.
Textform statt Papier
Seit der Änderung des Nachweisgesetzes können die Arbeitsbedingungen auch in Textform übermittelt werden, wenn das Dokument zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber die Beschäftigten auffordert, den Empfang zu bestätigen. Die elektronische Form ist ausgeschlossen. Auf Verlangen der beschäftigten Person ist die Niederschrift dann unverzüglich schriftlich zu erteilen. Für Beschäftigte in Wirtschaftsbereichen nach § 2a Abs. 1 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz gilt die Textform-Möglichkeit nicht. [24]
Ein digitaler Onboarding-Ablauf
- Vor dem ersten Tag: Vertrag mit allen Pflichtangaben für den ersten Arbeitstag aushändigen; Stammdaten (Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Bankverbindung) über ein Portal erfassen.
- Erster Tag: Zugänge, Arbeitsmittel, Ansprechperson und Einweisung; Anmeldung zur Sozialversicherung prüfen.
- Bis zum siebten Kalendertag: Fehlende Angaben wie Arbeitsort, Tätigkeit und Probezeit nachweisen, falls nicht im Vertrag.
- Bis zum Ende des ersten Monats: Restliche Angaben, etwa Urlaub und Kündigungsverfahren; Empfangsbestätigungen ablegen.
- Nach der Probezeit: Feedbackgespräch dokumentieren.
Software für Onboarding und Personaldaten
Lösung | Preis (zzgl. MwSt.) | Laut Anbieter |
|---|---|---|
Sage Lohnabrechnung Standard | 30 € pro Monat inkl. 5 Mitarbeitende | Onboarding-Portal für neue Mitarbeitende, verbunden mit der Lohnabrechnung [9] |
Sage HR Suite | Personalabrechnung ab 39 €, Bewerbermanagement ab 19 € pro Monat; 12 Monate Mindestlaufzeit | Bewerbermanagement mit Eintrittsprozess, digitale Personalakte [14] |
Personio Core | ab 7,60 € je Mitarbeitende, Mindestabnahme 420 € pro Monat | Mitarbeitendenprofile, Dokumente und elektronische Signaturen (mit Einschränkungen), Workflow-Automatisierung [17] |
Achten Sie darauf, dass Vertragsdokumente nicht nur digital erstellt, sondern auch in der vom Gesetz verlangten Form übergeben und Empfangsbestätigungen gespeichert werden. Ob eine elektronische Signatur für Ihren Zweck ausreicht, ist eine Rechtsfrage, keine Softwarefrage.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Lohnabrechnung: Tarif Standard mit Onboarding-Portal: neue Mitarbeitende erfassen ihre Daten selbst, die Lohnabrechnung übernimmt sie direkt.
Fazit
Ein gutes Onboarding beginnt vor dem ersten Arbeitstag. Das Nachweisgesetz gibt mit drei Fristen den Takt vor: erster Arbeitstag, siebter Kalendertag, ein Monat. Ein fester digitaler Ablauf mit Portal für Stammdaten, Checkliste und abgelegten Empfangsbestätigungen erfüllt die Pflichten und sorgt für einen professionellen Start.
Häufige Fragen
Reicht ein unterschriebener Arbeitsvertrag als Nachweis?
Ja, wenn er alle in § 2 NachwG geforderten Angaben enthält und rechtzeitig ausgehändigt wird. Fehlen Angaben, müssen sie gesondert nachgewiesen werden.
Darf ich den Nachweis per E-Mail schicken?
Seit der Änderung des Nachweisgesetzes ist Textform möglich, wenn das Dokument für die beschäftigte Person zugänglich ist, gespeichert und ausgedruckt werden kann und der Arbeitgeber zur Bestätigung des Empfangs auffordert. Das gilt nicht für Arbeitgeber in den Wirtschaftsbereichen nach § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes. Auf Verlangen ist ein schriftlicher Nachweis auszuhändigen.
Was ist mit der elektronischen Form gemeint, die ausgeschlossen ist?
Die elektronische Form im Sinne des BGB ersetzt die Schriftform durch eine qualifizierte elektronische Signatur. Für den Nachweis nach § 2 NachwG ist sie ausdrücklich ausgeschlossen. Lassen Sie digitale Vertragsprozesse rechtlich prüfen.
Quellen
- Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
- Sage GmbH: „Sage HR Suite: Personalsoftware (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-hr-suite-personal-software/
- Personio SE & Co. KG: „Pläne und Preise“. https://www.personio.de/plaene/
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 2 NachwG: Nachweispflicht“. https://www.gesetze-im-internet.de/nachwg/__2.html
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
LinkedInDas könnte Sie auch interessieren
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Raus aus der Kleinunternehmerregelung: Was sich beim Wachstum ändert und wie Sie sich vorbereiten
Mehr als 25.000 € im Vorjahr oder 100.000 € im laufenden Jahr: Was der Wechsel zur Regelbesteuerung für Rechnungen, Voranmeldung und Software bedeutet.
Weiterlesen →
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Bürokratie im Mittelstand: Was sie kostet und wo Software tatsächlich Zeit spart
Bis zu 146 Mrd. € Wirtschaftsleistung gehen laut ifo jährlich durch Bürokratie verloren. Wo kleine Betriebe die Last spüren und welche Pflichten sich digital erledigen lassen.
Weiterlesen →
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro: Wie Sie Pendelordner, Rückfragen und Fristdruck abschaffen
Pendelordner, Rückfragen, knappe Fristen: Wie Unternehmen und Steuerbüro digital zusammenarbeiten, was ein DATEV-Export bringt und welche Software ihn bietet.
Weiterlesen →Wichtige Fristen nicht verpassen.
Neue Ratgeber und Änderungen bei Pflichten, einmal im Monat.