Sage Lohnabrechnung: Preise, Kosten und Funktionen im Überblick

Was ist Sage Lohnabrechnung?

Sage Lohnabrechnung, auf der Preisseite auch Sage Payroll genannt, ist eine Cloud-Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung kleiner und mittlerer Unternehmen. Sie lässt sich bis zu 150 Mitarbeitende erweitern und verbindet die Abrechnung mit HR-Funktionen.

Funktionen im Überblick

• Lohnabrechnung inklusive gesetzlicher Meldungen: Diese werden laut Anbieter automatisch erstellt und an Behörden und Krankenkassen übermittelt.
• Beschäftigtenzugang: Mitarbeitende rufen Abrechnungen und Steuerdokumente online ab.
• Buchhaltungsexport für Sage und DATEV
• Essentials: elementare HR-Funktionen, bis zu drei Abwesenheitsarten, Mitarbeiterdokumente, Benutzer- und Rechteverwaltung, Mobile App
• Standard: zusätzlich Onboarding-Portal, Arbeitszeiten und Überstunden, Genehmigungs-Workflows, Arbeitszeittabellenberichte, Organigramm, Urlaub und Abwesenheiten; Recruiting und Performance optional
• Premium: zusätzlich Schichtplanung und Einsatzpläne sowie das Einreichen und Genehmigen von Mitarbeiterausgaben per App

Preise und Kosten erklärt

Alle Tarife enthalten fünf Mitarbeitende. Essentials kostet 20 €, Standard 30 € und Premium 40 € pro Monat zzgl. MwSt. Jede weitere abgerechnete Person kostet 3 €, 5 € oder 7 € pro Monat.

Beispiel mit 12 Beschäftigten: Essentials 41 €, Standard 65 €, Premium 89 € pro Monat netto. Mit 25 Beschäftigten: 80 €, 130 € und 180 €. Der Abstand zwischen den Tarifen wächst also mit der Teamgröße, weil auch der Aufpreis je Person steigt.

Stärken

• Klare, veröffentlichte Preisstaffel und 30 Tage kostenlos testen
• Automatischer Meldungsversand an Behörden und Krankenkassen laut Anbieter
• Export für Sage und DATEV für die Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro
• Zeiterfassung und Urlaubsverwaltung ab dem Tarif Standard

Grenzen und offene Punkte

• Obergrenze laut Anbieter bei 150 Mitarbeitenden
• Serverstandort, Auftragsverarbeitungsvertrag und API nennt die Produktseite nicht
• Wer Buchhaltung und Rechnungen in derselben Lösung möchte, muss zu einer anderen Lösung wie Sage Active greifen

Für wen eignet sich Sage Lohnabrechnung?

Passt gut

• Betriebe mit wenigen bis gut hundert Beschäftigten, die die Lohnabrechnung selbst digital erledigen statt sie komplett auszulagern
• Unternehmen, die Abrechnungen und Steuerdokumente den Beschäftigten online bereitstellen möchten
• Teams, die ab dem Tarif Standard Arbeitszeiten, Überstunden und Urlaub in derselben Lösung führen wollen

Passt weniger

• Unternehmen über 150 Mitarbeitende (Obergrenze laut Anbieter)
• Betriebe mit sehr komplexen Abrechnungsfällen wie Altersteilzeit oder Versorgungsbezügen. Dafür bewirbt Sage die Sage HR Suite
• Wer Buchhaltung und Rechnungen in derselben Software möchte

Was die Software Ihnen abnimmt und was nicht

Die Software berechnet Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge und übermittelt laut Anbieter die gesetzlichen Meldungen automatisch an Behörden und Krankenkassen. Die fachliche Verantwortung bleibt beim Arbeitgeber: Stammdaten wie Steuerklasse, Krankenkasse, Beschäftigungsart und Arbeitszeit müssen stimmen. Die häufigsten Fehlerquellen beschreibt unser Beitrag Lohnabrechnung: Fehler und Meldepflichten.

Für Minijobs gelten eigene Regeln, etwa die Meldung an die Minijob-Zentrale. Wie Sie Minijobs korrekt abrechnen, lesen Sie im Ratgeber Minijob richtig abrechnen.

Welcher Tarif für welchen Betrieb?

• Essentials (20 € + 3 € je weitere Person): reine Abrechnung, Beschäftigtenzugang, Dokumente und bis zu drei Abwesenheitsarten. Genug, wenn Arbeitszeiten anderswo erfasst werden
• Standard (30 € + 5 €): sinnvoll, sobald Sie die Arbeitszeiterfassung, Überstunden, Urlaub und Genehmigungen digital abbilden möchten
• Premium (40 € + 7 €): für Betriebe mit Schichtplanung und Spesenabrechnung per App

Bei zwölf Beschäftigten beträgt der Aufpreis von Essentials auf Standard 24 € im Monat. Wenn eine separate Zeiterfassungs-App ähnlich viel kostet, ist die integrierte Lösung meist einfacher, weil Zeiten ohne Medienbruch in die Abrechnung fließen.

Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro

Die Lohnbuchungen lassen sich laut Anbieter für Sage und DATEV exportieren. Damit kann die Kanzlei die Lohnkosten in der Finanzbuchhaltung verbuchen, ohne die Abrechnung selbst zu erstellen. Stimmen Sie vor dem ersten Monat ab, welche Lohnkonten die Kanzlei erwartet.

Einführung in der Praxis

1. Testphase (30 Tage) für einen Probemonat nutzen und mit der letzten Abrechnung des bisherigen Systems vergleichen
2. Stammdaten aller Beschäftigten übernehmen: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse, Steuerklasse, Bankverbindung
3. Bisherige Jahreswerte (Lohnsteuer, SV-Brutto) übernehmen, wenn der Wechsel unterjährig erfolgt
4. Lohnarten für Zuschläge, Sachbezüge und Einmalzahlungen anlegen
5. Beschäftigtenzugang freischalten, damit Abrechnungen digital abrufbar sind
6. Ersten Echtmonat parallel prüfen, bevor Sie das Altsystem abschalten

Mehr zur Auswahl finden Sie im Ratgeber Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen.

Wann eine andere Lösung besser passt

• Lexware Office mit dem Zusatzmodul Lohn & Gehalt, wenn Buchhaltung und Lohn aus einer Hand kommen sollen
• Sage Active Essentials für sehr kleine Teams mit zwei Beschäftigten in der Abrechnung
• Personio mit Payroll für wachsende Unternehmen mit umfangreichen HR-Prozessen

Häufige Fragen zu Sage Lohnabrechnung

Muss ich Meldungen selbst übermitteln?

Nein. Laut Anbieter werden die gesetzlichen Meldungen automatisch erstellt und an Behörden und Krankenkassen übermittelt. Prüfen Sie trotzdem regelmäßig die Rückmeldungen der Krankenkassen.

Was kostet die Software bei 30 Beschäftigten?

Essentials 95 €, Standard 155 € und Premium 215 € pro Monat zzgl. MwSt., jeweils mit fünf enthaltenen und 25 zusätzlichen Personen.

Kann ich jederzeit kündigen?

Laut Anbieter ist die Kündigung jederzeit möglich. Sichern Sie vor dem Ende alle Abrechnungen und Lohnkonten, denn Lohnunterlagen unterliegen Aufbewahrungspflichten.

Fazit

Für kleine Betriebe, die die Lohnabrechnung selbst digital erledigen möchten, ist Sage Lohnabrechnung ein transparenter Einstieg. Essentials reicht für die reine Abrechnung. Standard lohnt sich, sobald Arbeitszeiten und Urlaub mit erfasst werden sollen.