Rechnungsstellung & E-Rechnung
Zahlungsverzug: Was Unternehmen bei säumigen Kunden tun können und wie Software das Mahnwesen übernimmt
Offene Rechnungen sind für kleine Unternehmen mehr als ein Ärgernis: Sie binden Liquidität, die für Gehälter, Material und Steuern fehlt. Oft liegt das Problem nicht beim Kunden allein, sondern im eigenen Ablauf: Rechnungen gehen spät raus, Zahlungseingänge werden nicht geprüft, Mahnungen vergessen. Dieser Artikel erklärt, welche Rechte Sie im B2B haben und wie Sie das Mahnwesen mit Software zuverlässig organisieren.
- Lesezeit
- 9 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Verzug: Ein Schuldner kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung zahlt (§ 286 Abs. 3 BGB).
- Zinsen: Bei Geschäften ohne Verbraucher beträgt der Verzugszins neun Prozentpunkte über dem Basiszinssatz (§ 288 Abs. 2 BGB).
- Pauschale: Gegenüber Unternehmen können Sie bei Verzug zusätzlich 40 € Pauschale verlangen (§ 288 Abs. 5 BGB).
- Lösung: Rechnungen sofort stellen, Zahlungseingänge automatisch abgleichen und Mahnstufen in der Software hinterlegen.
Warum Zahlungsverzug kleine Betriebe besonders trifft
Ein mittelständischer Kunde, der 60 statt 14 Tage braucht, merkt das kaum. Für einen Betrieb mit zehn Beschäftigten kann dieselbe Verzögerung bedeuten, dass Material vorfinanziert oder ein Kontokorrentkredit genutzt werden muss. Hinzu kommt der Aufwand: Offene Posten prüfen, Kunden anrufen, Mahnungen schreiben. Diese Arbeit landet meist bei der Geschäftsführung oder einer Bürokraft, die eigentlich anderes zu tun hätte.
Ihre Rechte im B2B: Was das Gesetz regelt
Wann der Kunde in Verzug ist
Grundsätzlich kommt ein Schuldner durch eine Mahnung nach Fälligkeit in Verzug. Die Mahnung ist entbehrlich, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist. [22] Bei Entgeltforderungen gilt zusätzlich: Der Schuldner kommt spätestens in Verzug, wenn er nicht innerhalb von 30 Tagen nach Fälligkeit und Zugang einer Rechnung oder gleichwertigen Zahlungsaufstellung leistet. Gegenüber Verbrauchern gilt das nur, wenn in der Rechnung besonders darauf hingewiesen wurde. [22]
Verzugszinsen und Pauschale
Regelung | Inhalt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
Verzugszins mit Verbraucherbeteiligung | 5 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | § 288 Abs. 1 BGB |
Verzugszins ohne Verbraucher (B2B), Entgeltforderung | 9 Prozentpunkte über dem Basiszinssatz | § 288 Abs. 2 BGB |
Pauschale bei Verzug eines Unternehmens | 40 €, angerechnet auf Rechtsverfolgungskosten | § 288 Abs. 5 BGB |
Vorab-Ausschluss von Zinsen oder Pauschale | im Zweifel unwirksam | § 288 Abs. 6 BGB |
Quelle: [21]. Der aktuelle Basiszinssatz wird halbjährlich angepasst; prüfen Sie ihn vor der Berechnung bei der Deutschen Bundesbank.
Die eigentliche Ursache: der eigene Ablauf
- Rechnungen gehen spät raus: Wer erst am Monatsende abrechnet, verschiebt jede Zahlung um Wochen.
- Kein Zahlungsziel auf der Rechnung: Ohne festes Datum fehlt die klare Verzugsgrundlage.
- Zahlungseingänge werden nicht abgeglichen: Offene Posten fallen erst auf, wenn das Konto knapp wird.
- Mahnungen hängen an einer Person: Fällt sie aus, bleibt alles liegen.
So automatisieren Sie das Mahnwesen
- Sofort fakturieren: Rechnung direkt nach Leistung aus der Software erstellen und verschicken.
- Zahlungsziel als Datum angeben: Zum Beispiel „zahlbar bis 30.11.2026“ statt „zahlbar in 14 Tagen“.
- Bankkonto anbinden: Zahlungseingänge werden automatisch den Rechnungen zugeordnet.
- Mahnstufen festlegen: Zahlungserinnerung, erste und zweite Mahnung mit festen Abständen und Textvorlagen.
- Wöchentlich prüfen: Eine Liste offener Posten zeigt, wer wie lange überfällig ist.
Welche Software Mahnungen unterstützt
Software (Tarif) | Preis / Monat zzgl. MwSt. | Mahnwesen laut Anbieter |
|---|---|---|
sevdesk Rechnung | 11,90 € | Mahnungen, Übersicht offener Rechnungen [6] |
sevdesk Buchhaltung | 25,90 € | zusätzlich Mahnstufen und Bankanbindung an über 4.000 Banken [6] |
Lexware Office M | 12,90 € | Angebote, (E-)Rechnungen und Mahnungen [5] |
Sage 100 Rechnungswesen | ab 58 € je Nutzer | Mahnwesen und Offene-Posten-Verwaltung, Zahlungsverkehr [13] |
Sage Active Essentials | 49 € | Rechnungen, Zahlungen und Bankkontenabgleich in einer Lösung [4] |
Für kleine Betriebe reicht häufig ein Rechnungstarif mit Mahnfunktion. Sobald Sie selbst buchen und viele Zahlungen abgleichen, lohnt sich ein Tarif mit Bankanbindung, weil offene Posten dann automatisch sichtbar werden.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Active: Angebote, Rechnungen und Zahlungen zentral verwalten und mit dem Bankkonto abgleichen; Buchhaltung und Lohn im Tarif Essentials.
Fazit
Das Gesetz gibt Unternehmen im B2B klare Rechte: Verzug nach spätestens 30 Tagen, Zinsen von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und 40 € Pauschale. Der größte Hebel liegt aber im eigenen Ablauf. Wer sofort abrechnet, ein festes Zahlungsdatum nennt und Mahnstufen in der Software hinterlegt, bekommt sein Geld schneller und spart Zeit.
Häufige Fragen
Muss ich mahnen, bevor der Kunde in Verzug ist?
Nicht immer. Nach § 286 Abs. 2 BGB ist eine Mahnung entbehrlich, wenn für die Leistung eine Zeit nach dem Kalender bestimmt ist, also etwa ein festes Zahlungsdatum. Außerdem kommt der Schuldner einer Entgeltforderung spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug.
Gilt die 30-Tage-Regel auch gegenüber Privatkunden?
Gegenüber Verbrauchern gilt sie nur, wenn auf diese Folgen in der Rechnung oder Zahlungsaufstellung besonders hingewiesen wurde (§ 286 Abs. 3 BGB).
Kann ich die 40-€-Pauschale vertraglich ausschließen lassen?
Nach § 288 Abs. 6 BGB gilt ein Ausschluss der Pauschale im Zweifel als grob unbillig und damit unwirksam. Lassen Sie Ihre Vertragsbedingungen im Zweifel rechtlich prüfen.
Quellen
- Sage GmbH: „Sage Active (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-active/
- Lexware: „Preise Lexware Office“. https://www.lexware.de/preise/
- sevdesk: „Preise“. https://sevdesk.de/preise/
- Sage GmbH: „Sage 100: ERP-Software (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-100/
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 288 BGB: Verzugszinsen und sonstiger Verzugsschaden“. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__288.html
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 286 BGB: Verzug des Schuldners“. https://www.gesetze-im-internet.de/bgb/__286.html
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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