GoBD einfach erklärt: Anforderungen an Buchführung und Software

Was die GoBD sind

GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. Es handelt sich um Verwaltungsgrundsätze der Finanzverwaltung. Sie konkretisieren, wie IT bei Buchführung und Aufzeichnungen eingesetzt werden muss. [10][11]

Wer sie nicht beachtet, riskiert, dass die Buchführung nicht anerkannt wird. Das Finanzamt kann den Gewinn dann schätzen, was zu höheren Steuerzahlungen führen kann. [10]

Wer sie beachten muss und welche Fassung gilt

Grundsätzlich gelten die GoBD für alle Unternehmen, die zur Buchführung verpflichtet sind, unabhängig von Größe und Rechtsform. Nach der Darstellung der IHK München betrifft das auch Kleinunternehmer, die eine Einnahmen-Überschuss-Rechnung erstellen. [10]

Die maßgebliche Fassung ist das BMF-Schreiben vom 28. November 2019, das ab 1. Januar 2020 gilt. Sie wurde durch ein Schreiben vom 11. März 2024 und ein ergänzendes Schreiben vom 14. Juli 2025 angepasst. Die Anpassung 2025 geht vor allem auf die E-Rechnungspflicht im inländischen B2B-Bereich seit 1. Januar 2025 zurück. [10][11]

Die Grundsätze im Überblick

Unveränderbarkeit in der Praxis

Buchungen und Aufzeichnungen dürfen nicht so geändert werden, dass nicht mehr erkennbar ist, was ursprünglich eingetragen war. Korrekturen erfolgen laut IHK durch Stornieren und Neubuchen, nicht durch Überschreiben. Änderungen müssen protokolliert und dokumentiert werden. [10] Elektronische Daten dürfen vor Ablauf der Aufbewahrungsfrist nicht gelöscht werden, eine ausschließlich ausgedruckte Aufbewahrung ist unzulässig. [11]

Verfahrensdokumentation

Für jedes IT-System der Buchführung ist eine Verfahrensdokumentation vorgesehen. Sie besteht nach der IHK-Darstellung meist aus vier Teilen: allgemeine Beschreibung, Anwenderdokumentation, technische Systemdokumentation und Betriebsdokumentation. Sie muss dem tatsächlichen Verfahren entsprechen, Änderungen werden dokumentiert und versioniert. Eine fehlende oder unvollständige Dokumentation ist nicht automatisch ein schwerer Mangel, solange die Buchführung nachvollziehbar und prüfbar bleibt. [10]

Belege scannen und fotografieren

Belege in Papierform dürfen umgewandelt werden. Vermeiden Sie Formate, die eine Auswertung unmöglich machen, etwa Scans ohne Texterkennung. [10] Haufe nennt das Abfotografieren mit dem Smartphone ausdrücklich als zulässig. Die Originalfassung darf entfallen, wenn keine bildliche oder inhaltliche Veränderung erfolgt, keine aufbewahrungspflichtigen Informationen verloren gehen, die Umwandlung dokumentiert ist und die maschinelle Auswertbarkeit erhalten bleibt. [11]

E-Rechnungen und die GoBD

Seit der E-Rechnungspflicht ab 2025 sind E-Rechnungen ausdrücklich in den GoBD verankert. Es genügt in der Regel, den strukturierten Teil (XML) aufzubewahren. Den lesbaren Teil, etwa ein PDF, müssen Sie nur aufbewahren, wenn er steuerlich relevante Zusatzinformationen enthält. Das empfangene Format bleibt maßgeblich, auch mit OCR angereicherte Informationen sind aufzubewahren. [10] Mehr dazu in unserem Ratgeber zur E-Rechnung.

Aufbewahrungsfristen

Die GoBD selbst legen keine Fristen fest. Diese ergeben sich aus Handels- und Steuergesetzen. [10] Für Rechnungen und Buchungsbelege nennt Haufe eine Frist von acht Jahren, [3] für empfangene Handelsbriefe nennt die IHK München sechs Jahre. [10] Ältere Darstellungen sprechen noch von zehn Jahren. Fristen können je nach Unterlage abweichen und laufen nicht ab, solange die Unterlagen für eine noch nicht verjährte Steuerfestsetzung von Bedeutung sind. [11]

Was Ihre Software leisten sollte

• Änderungen und Stornos nachvollziehbar protokollieren, statt zu überschreiben
• Belege dauerhaft und unveränderbar ablegen, mit eindeutigem Index
• E-Rechnungen im Originalformat (XML) speichern
• Daten exportieren können, etwa im DATEV-Format, für Steuerbüro und Betriebsprüfung
• Eine Verfahrensdokumentation oder Hilfen dafür bereitstellen
• Vom Anbieter schriftlich zusichern lassen, wie die GoBD-Konformität gewährleistet wird

Viele Anbieter werben mit GoBD-Konformität. Sage nennt für Sage Active nach eigenen Angaben „zertifizierte Software“ und bietet im Tarif Essentials einen Export im DATEV-Format. Fragen Sie nach Zertifikat und Umfang, die Produktseite nennt dazu keine Details. [4]

Software im Überblick

Passende Software

Sage Active: Cloud-Lösung für Rechnungen, Buchhaltung und Lohn mit Export im DATEV-Format; laut Anbieter GoBD-konform.

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