Lohn & Gehalt
Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen: Was sie kostet und worauf es ankommt
Die monatliche Lohnabrechnung ist Pflicht und fehleranfällig. Software kann Berechnung, Meldungen und Unterlagen automatisieren. Dieser Ratgeber zeigt, worauf Sie bei der Auswahl achten, und rechnet mit echten Listenpreisen durch, was Cloud-Lohnabrechnung je nach Mitarbeiterzahl kostet.
- Lesezeit
- 7 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Preisstruktur: Cloud-Lösungen berechnen meist einen Grundpreis inklusive weniger Mitarbeitender plus einen Aufpreis je weiterer Person.
- Beispiel Sage Payroll: Ab 20 € pro Monat zzgl. MwSt. inklusive 5 Mitarbeitenden, jede weitere Person kostet je nach Tarif 3, 5 oder 7 €.
- Entscheidend: Automatischer Meldungsversand, Export zur Buchhaltung oder zum Steuerbüro und die Frage, ob HR-Funktionen wie Urlaub oder Arbeitszeiten gebraucht werden.
- Testen: Viele Anbieter bieten eine Testphase. Rechnen Sie vorher mit Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl.
Was gute Lohnabrechnungssoftware leisten sollte
Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Betrieb. Diese Kriterien haben sich bei der Auswahl bewährt:
- Gesetzliche Meldungen: Werden sie automatisch erstellt und übermittelt? [9]
- Zugriff für Beschäftigte: Können Mitarbeitende Abrechnungen und Steuerdokumente online abrufen? [9]
- Schnittstellen: Export in Ihre Buchhaltung oder im DATEV-Format für das Steuerbüro [9]
- HR-Funktionen: Urlaub, Abwesenheiten, Arbeitszeiten: nur nötig, wenn Sie sie wirklich nutzen
- Skalierung: Lässt sich die Mitarbeiterzahl flexibel erweitern, und was kostet jede weitere Person?
- Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort, da es um Beschäftigtendaten geht
- Kündigung und Testphase: Wie lange läuft der Vertrag, und lässt sich vorher testen?
Beispiel Sage Payroll: Tarife und Preise
Sage bietet Lohnabrechnung als Cloud-Lösung in drei Tarifen an. Alle Tarife enthalten fünf Mitarbeitende, bis zu 150 lassen sich hinzufügen. Alle Preise zzgl. MwSt. [9]
Tarif | Grundpreis / Monat | Weitere Mitarbeitende | Zusätzlich enthalten (laut Anbieter) |
|---|---|---|---|
Payroll Essentials | 20 € | 3 € je Person / Monat | Lohnabrechnung inkl. Meldungen, Zugriff für Beschäftigte, Buchhaltungsexport (Sage & DATEV), elementare HR-Funktionen |
Payroll Standard | 30 € | 5 € je Person / Monat | zusätzlich Onboarding-Portal, Arbeitszeiten & Überstunden, Genehmigungs-Workflows, Urlaub & Abwesenheiten |
Payroll Premium | 40 € | 7 € je Person / Monat | zusätzlich Schichtplanung, Einsatzpläne, Ausgabenmanagement per App |
Sage nennt eine Testphase von 30 Tagen. Laut Anbieter ist die Kündigung jederzeit möglich, ohne langfristige Verträge. [9]
Was kostet das je nach Mitarbeiterzahl?
Rechenbeispiele auf Basis der obigen Listenpreise (eigene Berechnung, zzgl. MwSt., ohne Aktionsrabatte):
Mitarbeitende | Essentials | Standard | Premium |
|---|---|---|---|
5 | 20 € | 30 € | 40 € |
12 | 41 € (20 + 7 × 3) | 65 € (30 + 7 × 5) | 89 € (40 + 7 × 7) |
25 | 80 € (20 + 20 × 3) | 130 € (30 + 20 × 5) | 180 € (40 + 20 × 7) |
Andere Wege: Add-on in der Buchhaltung
Manche Buchhaltungs-Lösungen bieten Lohn & Gehalt als optionales Modul an. Bei Lexware Office ist die Lohnabrechnung nach Anbieterangabe mit allen Versionen kombinierbar, die Preisstaffeln richten sich nach der Mitarbeiterzahl. [5] Das kann praktisch sein, wenn Sie Buchhaltung und Lohn aus einer Hand wollen. Vergleichen Sie dann die Gesamtkosten.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Lohnabrechnung: Cloud-Lohnabrechnung ab 20 € pro Monat zzgl. MwSt. mit fünf Mitarbeitenden, automatischem Meldungsversand und Buchhaltungsexport (Sage & DATEV).
In vier Schritten zur passenden Lösung
- Mengengerüst klären: Wie viele Beschäftigte rechnen Sie heute ab, wie viele in zwölf Monaten?
- Funktionen priorisieren: Reicht reine Lohnabrechnung, oder brauchen Sie Urlaub, Zeiten und Onboarding?
- Kosten durchrechnen: Mit regulären Preisen und Ihrer Mitarbeiterzahl, wie im Beispiel oben.
- Testphase nutzen: Eine echte Abrechnung durchspielen und die Übergabe an Buchhaltung oder Steuerbüro prüfen.
Häufige Fragen
Brauche ich für wenige Mitarbeitende überhaupt Software?
Das hängt von Aufwand und Fehlerrisiko ab. Software automatisiert Berechnung und Meldungen. Alternativ lässt sich die Abrechnung auslagern. Vergleichen Sie Kosten und Aufwand für Ihren konkreten Fall.
Wer übermittelt die gesetzlichen Meldungen?
Bei Cloud-Lösungen wie Sage Payroll werden die gesetzlichen Meldungen laut Anbieter automatisch erstellt und an Behörden und Krankenkassen versendet. Prüfen Sie diesen Punkt bei jedem Anbieter einzeln.
Wie vergleiche ich Preise fair?
Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl, regulären Preisen ohne Aktionsrabatt und zzgl. MwSt. Achten Sie auf inkludierte Mitarbeitende, Aufpreise und Mindestlaufzeiten.
Quellen
- Lexware: „Preise Lexware Office“. https://www.lexware.de/preise/
- Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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