HR & Personal
Urlaubsplanung per Zuruf: Warum Excel-Kalender scheitern und wie digitale Abwesenheitsverwaltung hilft
Urlaub wird in vielen Betrieben auf dem Flur beantragt, in einem Wandkalender eingetragen und am Jahresende mühsam nachgerechnet. Das führt zu Überschneidungen, Streit über Resttage und Lücken in der Besetzung. Dieser Artikel erklärt die gesetzlichen Grundlagen und zeigt, wie eine digitale Abwesenheitsverwaltung die Planung vereinfacht.
- Lesezeit
- 8 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Gesetz: Der Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Jahr (§ 3 Abs. 1 BUrlG). Werktage sind alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind.
- Umrechnung: Bei einer Fünf-Tage-Woche entsprechen 24 Werktage rechnerisch 20 Arbeitstagen.
- Problem: Mündliche Anträge und Tabellen führen zu Überschneidungen und falschen Resttagen.
- Lösung: Digitale Anträge mit Freigabe, Teamkalender und automatischer Übergabe an die Lohnabrechnung.
Das Problem mit Zuruf und Wandkalender
Solange fünf Personen im Betrieb arbeiten, funktioniert Urlaubsplanung auf Zuruf. Mit wachsendem Team häufen sich die Probleme: Zwei Kolleginnen aus derselben Abteilung sind gleichzeitig weg, niemand weiß genau, wie viele Resttage jemand hat, und die Lohnabrechnung erfährt von Abwesenheiten erst nachträglich. Jede Unklarheit kostet Gespräche, Nacharbeit und manchmal Vertrauen.
Was das Gesetz vorgibt
Nach § 3 Abs. 1 BUrlG beträgt der Urlaub jährlich mindestens 24 Werktage. Als Werktage gelten alle Kalendertage, die nicht Sonn- oder gesetzliche Feiertage sind. [23] Das Gesetz geht also von einer Sechs-Tage-Woche aus.
Arbeitstage pro Woche | Rechnung | Gesetzlicher Mindesturlaub in Arbeitstagen |
|---|---|---|
6 | 24 ÷ 6 × 6 | 24 |
5 | 24 ÷ 6 × 5 | 20 |
4 | 24 ÷ 6 × 4 | 16 |
3 | 24 ÷ 6 × 3 | 12 |
Eigene Umrechnung auf Basis von § 3 BUrlG. [23] Tarifverträge und Arbeitsverträge sehen oft mehr Urlaub vor. Bei unregelmäßigen Arbeitszeiten oder Wechseln im Jahr wird die Berechnung komplizierter; klären Sie solche Fälle arbeitsrechtlich.
Warum Excel-Kalender an Grenzen stoßen
- Keine Freigabe: Wer hat den Urlaub genehmigt, und wann?
- Manuelle Resttage: Übertrag, Teilzeit und Krankheit im Urlaub werden von Hand gerechnet.
- Keine Sicht für das Team: Überschneidungen fallen erst auf, wenn es zu spät ist.
- Doppelte Pflege: Abwesenheiten werden für die Lohnabrechnung nochmals erfasst.
Was eine digitale Abwesenheitsverwaltung leistet
- Antrag digital stellen: Beschäftigte beantragen Urlaub per App oder Browser.
- Freigabe durch die Leitung: Mit Blick auf den Teamkalender und Mindestbesetzung.
- Resttage automatisch berechnen: Anspruch, genommene Tage und Übertrag sind jederzeit sichtbar.
- Krankmeldungen erfassen: Abwesenheiten aller Art an einem Ort.
- An die Lohnabrechnung übergeben: Ohne zweite Erfassung.
Lösungen im Überblick
Lösung | Preis (zzgl. MwSt.) | Abwesenheiten laut Anbieter |
|---|---|---|
Sage Lohnabrechnung Standard | 30 € pro Monat inkl. 5 Mitarbeitende | Urlaub und Abwesenheiten, Freigabe-Workflows, verbunden mit der Lohnabrechnung [9] |
Personio Core | ab 7,60 € je Mitarbeitende, Mindestabnahme 420 € pro Monat | HR-Plattform mit Zeiterfassung und Workflow-Automatisierung [17] |
weclapp | Modul laut Anbieter kostenfrei | Modul „Zeit & Abwesenheit“ [16] |
Für kleine Betriebe, die ohnehin eine Lohnsoftware brauchen, ist eine integrierte Abwesenheitsverwaltung meist die einfachste Lösung, weil die Daten direkt in die Abrechnung fließen. Größere Unternehmen mit vielen HR-Prozessen greifen eher zu einer HR-Plattform; siehe HR-Software für den Mittelstand.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Lohnabrechnung: Im Tarif Standard mit Urlaub, Abwesenheiten, Arbeitszeiten und Freigabe-Workflows, direkt verbunden mit der Lohnabrechnung.
Fazit
Urlaubsplanung per Zuruf ist bequem, bis die erste Überschneidung oder der erste Streit über Resttage entsteht. Mit digitalen Anträgen, einem gemeinsamen Teamkalender und automatisch berechneten Resttagen wird Urlaub planbar und nachvollziehbar. Die gesetzliche Grundlage ist einfach: mindestens 24 Werktage, bei der Fünf-Tage-Woche rechnerisch 20 Arbeitstage.
Häufige Fragen
Zählen Samstage als Urlaubstage?
Das Bundesurlaubsgesetz rechnet in Werktagen, und Werktage sind alle Kalendertage außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen (§ 3 Abs. 2 BUrlG). Samstage sind also Werktage. Bei einer Fünf-Tage-Woche wird der Anspruch deshalb in Arbeitstage umgerechnet.
Muss ich Urlaubsanträge schriftlich dokumentieren?
Eine bestimmte Form schreibt das Bundesurlaubsgesetz für Anträge nicht vor. Eine nachvollziehbare Dokumentation hilft aber bei Streit über Resttage und bei der Planung.
Kann eine Software Urlaub automatisch genehmigen?
Viele Lösungen unterstützen Freigabe-Workflows, etwa durch die Teamleitung. Ob und wie automatisch genehmigt wird, legen Sie selbst fest.
Quellen
- Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
- weclapp SE: „Preise und Funktionen von weclapp“. https://www.weclapp.com/de/preise/
- Personio SE & Co. KG: „Pläne und Preise“. https://www.personio.de/plaene/
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 3 BUrlG: Dauer des Urlaubs“. https://www.gesetze-im-internet.de/burlg/__3.html
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
LinkedInDas könnte Sie auch interessieren
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Raus aus der Kleinunternehmerregelung: Was sich beim Wachstum ändert und wie Sie sich vorbereiten
Mehr als 25.000 € im Vorjahr oder 100.000 € im laufenden Jahr: Was der Wechsel zur Regelbesteuerung für Rechnungen, Voranmeldung und Software bedeutet.
Weiterlesen →
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Bürokratie im Mittelstand: Was sie kostet und wo Software tatsächlich Zeit spart
Bis zu 146 Mrd. € Wirtschaftsleistung gehen laut ifo jährlich durch Bürokratie verloren. Wo kleine Betriebe die Last spüren und welche Pflichten sich digital erledigen lassen.
Weiterlesen →
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro: Wie Sie Pendelordner, Rückfragen und Fristdruck abschaffen
Pendelordner, Rückfragen, knappe Fristen: Wie Unternehmen und Steuerbüro digital zusammenarbeiten, was ein DATEV-Export bringt und welche Software ihn bietet.
Weiterlesen →Wichtige Fristen nicht verpassen.
Neue Ratgeber und Änderungen bei Pflichten, einmal im Monat.