HR & Personal
HR-Software für den Mittelstand: Module, Kosten und Auswahl
HR-Software reicht von der reinen Lohnabrechnung bis zur Komplettlösung mit Personalakte, Zeitmanagement und Recruiting. Der Ratgeber ordnet die Module, nennt Kriterien für die Auswahl und zeigt veröffentlichte Preise als Beispiel.
- Lesezeit
- 7 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Module: Typisch sind Personalabrechnung, Zeit- und Abwesenheitsmanagement, Personalakte, Bewerbermanagement.
- Beispiel Sage HR Suite: Personalabrechnung ab 39 € pro Monat, Bewerbermanagement Smart ab 19 € pro Monat, jeweils zzgl. MwSt. bei jährlicher Abrechnung.
- Alternative für kleine Betriebe: Sage Lohnabrechnung ab 20 € pro Monat mit fünf Mitarbeitenden.
- Datenschutz: Es geht um Beschäftigtendaten. Klären Sie Auftragsverarbeitungsvertrag und Serverstandort schriftlich.
Welche Module gibt es?
Modul | Wofür |
|---|---|
Personalabrechnung | Lohn und Gehalt, gesetzliche Meldungen |
Zeit- und Abwesenheitsmanagement | Arbeitszeiten, Urlaub, Krankheit, Salden |
Digitale Personalakte | Zentrale Ablage und Verwaltung von Personaldokumenten |
Bewerbermanagement | Stellenanzeigen, Bewerberakten, Auswahlprozess |
Reisekosten und Auslagen | Abrechnung von Belegen und Reisen |
Beispiel Sage HR Suite
Sage beschreibt die HR Suite als modulare Personalsoftware, die als lokale Installation oder in der Cloud genutzt werden kann. Die Module lassen sich Schritt für Schritt einführen. [14] Veröffentlichte Preise (zzgl. MwSt., bei jährlicher Rechnungsstellung mit zwölfmonatiger Mindestvertragslaufzeit und inkl. Softwarewartung für einen Arbeitsplatz): [14]
Modul | Preis | Inhalt laut Anbieter |
|---|---|---|
Personalabrechnung | ab 39 € pro Monat | Stammdaten, Erfassung von Arbeitszeiten und Abwesenheiten, automatisierte elektronische Meldungen |
Bewerbermanagement Smart | ab 19 € pro Monat | Stellenanzeigen, digitale Bewerberakte, Auswahl- und Eintrittsprozess |
Zeitmanagement | auf Anfrage | Arbeitszeitmodelle, Saldenregelungen, Reports |
Die Sage-Preisübersicht nennt die HR Suite für Unternehmen mit umfassenden oder komplexen HR-Prozessen und 50+ Mitarbeitenden. [15] Die Lösung rechnet laut Anbieter auch komplexe Fälle wie Altersteilzeit, Kurzarbeit, Versorgungsbezüge oder betriebliche Altersvorsorge ab. [14]
Beispiel Personio
Personio ist eine HR-Plattform mit den Plänen Core, Core Pro und Core Enterprise. Laut Preisseite beginnen HR-Lösungen ab 7,60 € pro Monat und Mitarbeitende, es gilt eine monatliche Mindestabnahme von 420 €. Das Payroll-Modul startet ab 5 € pro Monat und Mitarbeitende. Ob die Preise netto oder brutto sind, nennt die Seite nicht. [17]
Sage HR Suite [14] | Personio [17] | |
|---|---|---|
Bereitstellung | lokal oder Cloud | Cloud, laut Anbieter in der EU gehostet |
Einstieg | Personalabrechnung ab 39 € pro Monat (zzgl. MwSt.) | HR ab 7,60 € pro Mitarbeitende und Monat; Payroll ab 5 € |
Mindestabnahme / Vertrag | jährliche Abrechnung, 12 Monate Mindestlaufzeit; andere Laufzeiten optional | monatliche Mindestabnahme 420 € (HR) |
Module | Personalabrechnung, Zeitmanagement, Bewerbermanagement | Profile, Dokumente, Zeiterfassung, Workflows; Payroll separat |
Testen | Produkttour; Testphase nicht angegeben | Demo buchbar |
Die Preismodelle sind nicht direkt vergleichbar: Sage nennt Modulpreise je Arbeitsplatz und Paket, Personio einen Preis je Mitarbeitenden mit Mindestabnahme. Rechnen Sie mit Ihrer tatsächlichen Mitarbeiterzahl. Beim Einstiegspreis von 7,60 € ergibt die Mindestabnahme von 420 € rechnerisch eine Schwelle von etwa 56 Mitarbeitenden (eigene Berechnung).
Software im Überblick
Passende Software
Personio: HR-Plattform mit Profilen, Dokumenten, Zeiterfassung und Workflow-Automatisierung; Preise ab 7,60 € pro Mitarbeitende und Monat bei 420 € Mindestabnahme.
Kleine Betriebe: leichtere Alternative
Für kleine Unternehmen nennt Sage eine Cloud-Lohnabrechnung mit integrierten HR-Funktionen ab 20 € pro Monat inklusive fünf Mitarbeitenden. [9][15] Mehr dazu im Ratgeber zur Lohnabrechnungssoftware.
Kriterien für die Auswahl
- Umfang: Brauchen Sie wirklich alle Module oder nur Abrechnung plus Urlaub?
- Skalierung: Wie entwickelt sich die Mitarbeiterzahl, und wie ändert sich der Preis?
- Betriebsart: Cloud oder lokal. Welche Folgen hat das für Wartung und IT?
- Datenschutz: Auftragsverarbeitungsvertrag, Serverstandort, Rollen und Rechte für Beschäftigtendaten
- Schnittstellen: Buchhaltung, Steuerbüro, Zeiterfassungsterminals
- Vertrag: Mindestlaufzeit, Kündigung, Preisstaffeln
In vier Schritten zur Auswahl
- Prozesse erfassen: Was läuft heute auf Papier oder in Tabellen?
- Module priorisieren: Pflicht und Wunsch trennen.
- Angebote anfragen: Mit Mitarbeiterzahl und Modulen, Preis je Staffel erfragen.
- Testen und abstimmen: Mit Personalabteilung, Geschäftsführung und Datenschutz.
Software im Überblick
Passende Software
Sage HR Suite: Modulare Personalsoftware mit Personalabrechnung ab 39 € pro Monat, Zeit- und Bewerbermanagement; Angebot über den Anbieter anfordern.
Häufige Fragen
Wann lohnt sich eine HR-Suite statt reiner Lohnabrechnung?
Wenn Sie zusätzlich Zeiten, Abwesenheiten, Personalakten oder Recruiting digital abbilden wollen oder komplexe Abrechnungsfälle haben. Für einfache Abrechnungen genügt oft eine Lohnlösung.
Hilft die digitale Personalakte, gesetzliche Pflichten zu erfüllen?
Das hängt von den rechtlichen Vorgaben, Ihren Prozessen und der Nutzung ab. Sage weist selbst darauf hin, dass die Informationen keine Rechtsberatung sind. Lassen Sie konkrete Anforderungen fachkundig prüfen.
Quellen
- Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
- Sage GmbH: „Sage HR Suite: Personalsoftware (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-hr-suite-personal-software/
- Sage GmbH: „Sage Preise und Pläne“. https://www.sage.com/de-de/preise/
- Personio SE & Co. KG: „Pläne und Preise“. https://www.personio.de/plaene/
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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