Personio: Preise, Kosten und Funktionen im Überblick

Was ist Personio?

Personio ist eine HR-Plattform für Personalverwaltung, Zeiterfassung, Workflows und Lohnbuchhaltung. Die Lösung ist laut Anbieter in der EU gehostet und DSGVO-konform. Personio unterscheidet seine Angebote nach Unternehmensgröße: unter 200, 200 bis 1.000 und über 1.000 Mitarbeitende.

Pläne und Funktionen

• Core: Mitarbeitendenprofile, Dokumente und elektronische Signaturen (mit Einschränkungen), Analysen und Berichte, Workflow-Automatisierung, Zeiterfassung, vorbereitende Lohnbuchhaltung
• Core Pro: alles aus Core, dazu unter anderem Positionsmanagement für komplexere HR-Arbeit
• Core Enterprise: zusätzlich Premium Support, Sandbox-Testumgebung, Whistleblowing, Mitarbeitendenumfragen und KI-Credits
• Payroll: separate Lösung mit Prüfungen während der Abrechnung und Gehaltsabrechnungsvorschau; Anbindungen an DATEV, ADDISON und ADP Advanced Pay laut Anbieter

Preise und Kosten erklärt

HR-Lösungen beginnen laut Preisseite bei 7,60 € pro Monat und Mitarbeitenden, es gilt eine monatliche Mindestabnahme von 420 €. Payroll beginnt bei 5 € pro Monat und Mitarbeitenden. Ob die Preise netto oder brutto gemeint sind, nennt die Seite nicht. Core Pro und Enterprise gibt es auf Anfrage.

Rechenbeispiel: Bei 30 Mitarbeitenden ergäben 7,60 € pro Person 228 €. Wegen der Mindestabnahme zahlen Sie aber 420 € pro Monat, also umgerechnet 14 € pro Person. Erst ab etwa 56 Mitarbeitenden liegt der rechnerische Preis über der Mindestabnahme. Mit 100 Mitarbeitenden sind es 760 € pro Monat für HR.

Stärken

• Breiter HR-Funktionsumfang bereits im Plan Core, inklusive Zeiterfassung
• EU-Hosting laut Anbieter
• Payroll mit Anbindung an verbreitete Lohnsysteme wie DATEV
• Skaliert nach Unternehmensgröße bis in den Enterprise-Bereich

Grenzen und offene Punkte

• Mindestabnahme von 420 € pro Monat macht kleine Teams teuer
• Netto oder brutto ist auf der Preisseite nicht angegeben
• Höhere Pläne und Laufzeiten nur über eine Demo

Für wen eignet sich Personio?

Passt gut

• Wachsende Unternehmen ab etwa 50 Mitarbeitenden, die Personalakte, Abwesenheiten, Zeiterfassung und Workflows zentral steuern
• HR-Teams, die Onboarding und Dokumente digital abbilden wollen. Hintergrund: Onboarding und Nachweisgesetz
• Firmen, die eine EU-gehostete Lösung mit unabhängig geprüfter ISO-27001-Zertifizierung suchen

Passt weniger

• Kleine Teams unter etwa 56 Mitarbeitenden, weil die Mindestabnahme von 420 € pro Monat den Preis je Person deutlich erhöht
• Betriebe, die nur die Lohnabrechnung brauchen: Sage Lohnabrechnung ist dafür schlanker

Datenschutz und Sicherheit

• Hosting: in der EU laut Anbieter
• Zertifizierung: ISO 27001, die Einhaltung wird jährlich von einer unabhängigen Prüfgesellschaft bestätigt
• Verschlüsselung: Daten werden laut Anbieter bei der Übertragung und im Ruhezustand verschlüsselt
• Penetrationstests: neben eigenen Schwachstellenscans regelmäßig durch externe Dienstleister
• Unterauftragsverarbeiter: Die vollständige Liste der Pflicht- und optionalen Dienstleister ist im Personio-Konto einsehbar

Weil Personaldaten besonders schutzbedürftig sind, sollten Sie auch die optionalen Dienstleister prüfen und nur die Integrationen aktivieren, die Sie wirklich brauchen.

Personio und die Lohnabrechnung

Im Plan Core ist die vorbereitende Lohnbuchhaltung enthalten: Personio sammelt die abrechnungsrelevanten Daten. Die eigentliche Abrechnung erfolgt entweder mit Personio Payroll (ab 5 € pro Mitarbeitenden und Monat) oder über die Anbindung an DATEV, ADDISON oder ADP Advanced Pay, etwa bei Ihrem Steuerbüro. Wenn die Kanzlei Ihre Löhne bereits abrechnet, ist die Anbindung meist der einfachere Weg.

Kosten nach Teamgröße

• 30 Mitarbeitende: 420 € pro Monat wegen der Mindestabnahme, umgerechnet 14 € pro Person
• 56 Mitarbeitende: 425,60 € pro Monat, ab hier liegt der Listenpreis über der Mindestabnahme
• 100 Mitarbeitende: 760 € pro Monat für HR, mit Payroll zusätzlich 500 €
• 150 Mitarbeitende: 1.140 € pro Monat für HR

Ob die Preise netto oder brutto gelten, nennt die Preisseite nicht. Klären Sie das und die Vertragslaufzeit im Angebot.

Einführung in der Praxis

1. Demo buchen und mit eigenen Prozessen durchspielen: Onboarding, Urlaubsantrag, Krankmeldung
2. Organisationsstruktur, Abwesenheitsarten und Arbeitszeitmodelle festlegen
3. Mitarbeiterdaten importieren und Zugriffsrechte nach Rollen vergeben
4. Lohnweg festlegen: Personio Payroll oder Anbindung an DATEV, ADDISON oder ADP
5. Betriebsrat früh einbinden, besonders bei Zeiterfassung und Auswertungen

Weitere Kriterien finden Sie im Ratgeber HR-Software für den Mittelstand und zur Zeiterfassungspflicht unter Arbeitszeiterfassung: Pflichten für Arbeitgeber.

Wann eine andere Lösung besser passt

• Sage HR Suite: modular, auch lokal oder gehostet betreibbar, für komplexe Abrechnungsfälle
• Sage Lohnabrechnung: günstige Cloud-Lohnabrechnung mit HR-Basisfunktionen

Häufige Fragen zu Personio

Gibt es eine kostenlose Testphase?

Die Preisseite nennt eine Demo, aber keine frei zugängliche Testphase.

Ist Personio DSGVO-konform?

Personio gibt an, die wesentlichen Anforderungen der DSGVO zu erfüllen, in der EU zu hosten und nach ISO 27001 zertifiziert zu sein. Die DSGVO-Konformität Ihrer Nutzung hängt zusätzlich von Ihrem Rechtekonzept und dem Auftragsverarbeitungsvertrag ab.

Fazit

Personio ist für wachsende Mittelständler interessant, die HR-Prozesse und Zeiterfassung zentral steuern wollen. Unter etwa 56 Mitarbeitenden bezahlen Sie durch die Mindestabnahme deutlich mehr als den Listenpreis pro Person. Vergleichen Sie dann leichtere Lösungen.