ERP & Warenwirtschaft
Insellösungen und Datensilos: Wenn Buchhaltung, Lohn und Warenwirtschaft nicht zusammenpassen
Viele Betriebe sind über Jahre gewachsen: ein Rechnungsprogramm hier, eine Lohnsoftware dort, die Warenwirtschaft vom Branchenanbieter. Jedes Programm funktioniert für sich, aber zusammen entstehen Doppelerfassung, Abstimmungsaufwand und Fehler. Dieser Artikel zeigt, woran Sie Datensilos erkennen und wie Sie Ihre Systeme sinnvoll verbinden oder ersetzen.
- Lesezeit
- 8 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Problem: Daten werden mehrfach erfasst, Stände weichen ab, Monatsabschlüsse dauern länger.
- Prüfen: Gibt es Exporte im DATEV-Format, eine API oder vorgefertigte Anbindungen?
- Optionen: Schnittstellen zwischen bestehenden Programmen oder eine integrierte Lösung wie Sage Active (Rechnung, Buchhaltung, Lohn) oder ein ERP.
- Entscheidung: Je mehr Prozesse ineinandergreifen, desto eher lohnt sich eine integrierte Lösung.
So entstehen Datensilos
Ein Rechnungsprogramm wird angeschafft, als der Betrieb gegründet wird. Mit dem ersten Mitarbeitenden kommt eine Lohnlösung hinzu, mit dem Lager eine Warenwirtschaft. Jede Entscheidung war für sich richtig. Doch die Programme kennen einander nicht: Kunden werden doppelt angelegt, Rechnungen manuell in die Buchhaltung übertragen und Lohndaten per Datei an das Steuerbüro geschickt.
Die versteckten Kosten
- Doppelerfassung: Jede Information wird zweimal eingegeben, jede Eingabe ist eine Fehlerquelle.
- Abstimmung: Am Monatsende werden Summen aus verschiedenen Programmen verglichen.
- Wissensinseln: Nur bestimmte Personen kennen die Übergänge zwischen den Systemen.
- Verzögerte Auswertungen: Kennzahlen entstehen erst, wenn alles zusammengetragen ist.
Welche Verbindungen wirklich zählen
Verbindung | Warum sie wichtig ist | Beispiele laut Anbieter |
|---|---|---|
Export im DATEV-Format | Standardweg zum Steuerbüro in Deutschland | Sage Active Essentials [4], Sage Lohnabrechnung (Sage und DATEV) [9], Sage 100 (DATEV-Export und -Import) [13] |
Lohn an HR-System | Stammdaten nur einmal pflegen | Personio Payroll mit Anbindungen an DATEV, ADDISON und ADP [17] |
Programmierschnittstelle (API) | Automatischer Datenaustausch | Sage Active (Open API) [4], weclapp ab Paket Dienstleistung [16] |
Integrierte Module | Kein Export nötig | Sage Active: Rechnung, Buchhaltung, Lohn [4]; weclapp ERP Handel: Warenwirtschaft bis Fibu [16] |
Verbinden oder ersetzen?
Verbinden lohnt sich, wenn …
- die bestehenden Programme fachlich gut passen und eingeführt sind,
- Schnittstellen vorhanden und gepflegt sind,
- nur wenige Datenflüsse betroffen sind, etwa Rechnungen an die Buchhaltung.
Ersetzen lohnt sich, wenn …
- Daten zwischen drei oder mehr Programmen hin- und herwandern,
- Schnittstellen fehlen oder regelmäßig brechen,
- ohnehin ein Wechsel ansteht, etwa wegen der E-Rechnungspflicht.
Integrierte Lösungen für kleine und mittlere Betriebe
Für kleine Unternehmen bündelt Sage Active im Tarif Essentials Rechnungen, Buchhaltung und eine Lohnabrechnung für zwei Beschäftigte für 49 € pro Monat zzgl. MwSt. [4] Für Handel und Fertigung verbinden ERP-Lösungen wie weclapp ERP Handel [16] oder Sage 100 [13] Lager, Verkauf und Rechnungswesen. Details und Kostenanalysen finden Sie in unseren Software-Profilen zu Sage Active, weclapp und Sage 100.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Active: Rechnungen, Buchhaltung und Lohn in einer Cloud-Lösung; Export im DATEV-Format und Open API laut Anbieter.
Fazit
Insellösungen sind meist historisch gewachsen und kosten jeden Monat Zeit. Prüfen Sie zuerst, welche Datenflüsse per Hand laufen. Fehlen Schnittstellen, ist eine integrierte Lösung oft der schnellere Weg zu verlässlichen Zahlen.
Häufige Fragen
Ist eine Komplettlösung immer besser als mehrere Programme?
Nicht immer. Spezialisierte Programme können fachlich stärker sein. Entscheidend ist, dass sie über zuverlässige Schnittstellen verbunden sind. Ohne Schnittstellen ist eine integrierte Lösung meist effizienter.
Was ist eine API?
Eine Programmierschnittstelle, über die Software automatisch Daten austauscht. Sage Active, weclapp (ab Paket Dienstleistung) und sevdesk (Buchhaltung Pro) nennen laut Anbieter eine API.
Quellen
- Sage GmbH: „Sage Active (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-active/
- Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
- Sage GmbH: „Sage 100: ERP-Software (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/produkte/sage-100/
- weclapp SE: „Preise und Funktionen von weclapp“. https://www.weclapp.com/de/preise/
- Personio SE & Co. KG: „Pläne und Preise“. https://www.personio.de/plaene/
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
LinkedInDas könnte Sie auch interessieren
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Raus aus der Kleinunternehmerregelung: Was sich beim Wachstum ändert und wie Sie sich vorbereiten
Mehr als 25.000 € im Vorjahr oder 100.000 € im laufenden Jahr: Was der Wechsel zur Regelbesteuerung für Rechnungen, Voranmeldung und Software bedeutet.
Weiterlesen →
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Bürokratie im Mittelstand: Was sie kostet und wo Software tatsächlich Zeit spart
Bis zu 146 Mrd. € Wirtschaftsleistung gehen laut ifo jährlich durch Bürokratie verloren. Wo kleine Betriebe die Last spüren und welche Pflichten sich digital erledigen lassen.
Weiterlesen →
Magazin · 9 Min. Lesezeit
Zusammenarbeit mit dem Steuerbüro: Wie Sie Pendelordner, Rückfragen und Fristdruck abschaffen
Pendelordner, Rückfragen, knappe Fristen: Wie Unternehmen und Steuerbüro digital zusammenarbeiten, was ein DATEV-Export bringt und welche Software ihn bietet.
Weiterlesen →Wichtige Fristen nicht verpassen.
Neue Ratgeber und Änderungen bei Pflichten, einmal im Monat.