weclapp: Preise, Kosten und Funktionen im Überblick

Was ist weclapp?

weclapp ist eine cloudbasierte ERP-Software für kleine und mittlere Unternehmen aus Dienstleistung und Handel. Die Daten werden laut Anbieter ausschließlich in Deutschland in mehreren Rechenzentren gespeichert. Für Unternehmen, die selbst hosten möchten, bietet weclapp die Variante „weclappOn“ als Private Cloud vor Ort an.

Pakete und Funktionen

• ERP Starter: Kontaktmanagement, Angebote und Rechnungen, Aufgaben und Kalender, Fibu und Banking, Berichtswesen, E-Rechnung; kein CRM-Paket und keine Warenwirtschaft; nur monatlich buchbar
• ERP Dienstleistung: zusätzlich CRM, Projektmanagement inklusive Leistungsnachweis, Zeiterfassung und API-Zugriff
• ERP Handel: zusätzlich Warenwirtschaft, Disposition und Einkauf, Lagerverwaltung mit Mobile Lager-App, Serien- und Chargennummern, Produktion, Shop- und Marktplatzanbindung
• Zusatzmodule: Vertragsmanagement, Helpdesk und Kasse (POS) je 55 € pro Monat; eine Lizenz für Steuerberater und das Modul Zeit & Abwesenheit sind kostenlos

Preise und Kosten erklärt

Alle Preise gelten pro Nutzer und Monat zzgl. MwSt. ERP Starter kostet 39 €. ERP Dienstleistung kostet 95 € bei monatlicher und 86 € bei jährlicher Zahlung, ERP Handel 179 € beziehungsweise 163 €. Ab mehr als zehn Lizenzen gibt es ein individuelles Enterprise-Angebot.

Rechenbeispiel mit fünf Nutzenden im Paket Dienstleistung: 475 € pro Monat bei monatlicher Zahlung, 430 € bei Jahreszahlung. Über ein Jahr sind das 5.700 € gegenüber 5.160 €, also 540 € weniger. Im Paket Handel spart die Jahreszahlung bei fünf Nutzenden 960 € im Jahr.

Stärken

• Datenhaltung in Deutschland und klar veröffentlichte Preise
• 30 Tage kostenlos testen, der Testzugang endet automatisch
• Breites Spektrum von Rechnungen bis Lager und Produktion
• API-Zugriff und kostenlose Steuerberater-Lizenz

Grenzen und offene Punkte

• Preis pro Nutzer: Bei vielen Nutzenden steigen die Kosten linear
• Starter ist nicht mit anderen Paketen kombinierbar
• Die Preisseite zeigt zwei Preisansichten; die Zuordnung zur Jahreszahlung haben wir aus der Standardansicht abgeleitet
• Eine Lohnabrechnung ist nicht enthalten

Für wen eignet sich weclapp?

Passt gut

• Dienstleister und Agenturen, die CRM, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen verbinden wollen (Paket Dienstleistung)
• Händler mit Lager, Einkauf, Online-Shop oder Marktplätzen (Paket Handel)
• Unternehmen, für die die Datenhaltung in Deutschland ein Muss ist
• Betriebe, die ihre Prozesse über eine API mit weiteren Systemen verbinden wollen

Passt weniger

• Teams mit vielen Gelegenheitsnutzenden, weil jede Person eine eigene Lizenz braucht
• Wer eine Lohnabrechnung im selben System erwartet
• Einzelunternehmer, die nur Rechnungen schreiben: sevdesk oder Lexware Office sind deutlich günstiger

Datenschutz und Hosting

weclapp speichert die Daten laut Anbieter ausschließlich in Deutschland, verteilt auf mehrere Rechenzentren. Wer die Software im eigenen Haus betreiben möchte, kann die Variante weclappOn als Private Cloud nutzen.

DATEV-Anbindung

Die weclapp-Hilfe beschreibt drei Wege zu DATEV Unternehmen online, die unter Buchhaltung › Export eingerichtet werden:

• Belegbilderservice: überträgt PDF-Belege an DATEV, ohne dass in weclapp eine Buchhaltung eingerichtet sein muss. Benötigt werden Berater- und Mandantennummer von der Kanzlei
• Rechnungsdatenservice 1.0: überträgt Belege strukturiert mit Belegbild, setzt eine eingerichtete weclapp-Buchhaltung voraus
• Buchungsdatenservice: überträgt vollständige Buchungssätze mit verknüpftem Belegbild. Der Beginn des Wirtschaftsjahres muss mit den DATEV-Einstellungen übereinstimmen

Wichtig aus der Hilfe: DATEV prüft nicht auf Duplikate. Übertragen Sie jeden Beleg nur einmal, weclapp empfiehlt eine gesammelte Übertragung zum Monatsende. Dazu kommt eine kostenlose Lizenz für die Steuerberatung.

Support

Kostenloser E-Mail-Support ist in allen Paketen enthalten. Telefon, Live-Chat und Fernwartung gibt es über die kostenpflichtigen Support-Pakete Bronze, Silber und Gold. Planen Sie das bei der Einführung ein.

Einführung in der Praxis

1. Paket nach Kernprozess wählen: Dienstleistung für Projekte, Handel für Lager und Shop
2. Testzugang (30 Tage, endet automatisch) mit echten Beispieldaten befüllen
3. Artikel-, Kunden- und Lieferantendaten bereinigen und per Import übernehmen
4. DATEV-Weg mit der Kanzlei festlegen und einen Testmonat übertragen
5. Nutzerzahl realistisch planen und Monats- gegen Jahreszahlung rechnen
6. Bei mehr als zehn Lizenzen ein Enterprise-Angebot anfragen

Wann sich ein ERP lohnt, beschreibt unser Beitrag Excel am Limit. Für Händler lohnt außerdem Lagerbestand ohne Überblick.

Wann eine andere Lösung besser passt

• Sage 100: modulares ERP mit Wahl zwischen eigenem Server und Cloud
• Für reine Rechnungs- und Buchhaltungsanforderungen: Sage Active

Häufige Fragen zu weclapp

Ist der Starter für Händler geeignet?

Nein. ERP Starter enthält Kontakte, Rechnungen, Buchhaltung und E-Rechnung, aber keine Warenwirtschaft. Lager und Einkauf gibt es erst im Paket Handel.

Gibt es eine API?

Ja, in den Paketen Dienstleistung und Handel. Im Starter ist sie nicht enthalten.

Was kosten Zusatzmodule?

Vertragsmanagement, Helpdesk und Kasse (POS) kosten laut Preisseite ab 55 € pro Monat. Die Steuerberater-Lizenz und das Modul Zeit & Abwesenheit sind kostenlos.

Fazit

weclapp ist eine starke Wahl für Dienstleister und Händler, die ein Cloud-ERP mit Daten in Deutschland suchen und mit überschaubarer Nutzerzahl arbeiten. Rechnen Sie die Kosten mit Ihrer Nutzerzahl durch und vergleichen Sie Monats- und Jahreszahlung.