Lohn & Gehalt
Lohnabrechnung im kleinen Betrieb: Typische Fehler, Meldepflichten und wie Software entlastet
Für viele Inhaberinnen und Inhaber kleiner Betriebe ist die Lohnabrechnung die Aufgabe, vor der sie am meisten Respekt haben. Zu Recht: Neben der Berechnung von Steuern und Beiträgen gibt es Meldepflichten an die Sozialversicherung, Sonderfälle wie Minijobs und feste Termine. Dieser Artikel erklärt die wichtigsten Pflichten, typische Fehler und wie Lohnsoftware die Arbeit sicherer macht.
- Lesezeit
- 10 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Meldepflicht: Arbeitgeber melden für versicherte Beschäftigte unter anderem Beginn und Ende der Beschäftigung an die Einzugsstelle (§ 28a SGB IV).
- Jahresmeldung: Zusätzlich ist jeder am 31. Dezember des Vorjahres Beschäftigte zu melden (§ 28a Abs. 2 SGB IV).
- Minijobs: Die Geringfügigkeitsgrenze ergibt sich aus Mindestlohn × 130 ÷ 3; für 2026 rechnerisch 603 € pro Monat.
- Software: Sage Lohnabrechnung ab 20 € pro Monat inkl. fünf Mitarbeitenden mit automatischem Meldungsversand; Personio Payroll ab 5 € je Mitarbeitende.
Warum die Lohnabrechnung so fehleranfällig ist
Eine Gehaltsabrechnung verbindet Arbeitsrecht, Steuerrecht und Sozialversicherungsrecht. Jeder Monat bringt Änderungen: neue Beschäftigte, Krankheitstage, Überstunden, Sonderzahlungen. Wer die Abrechnung nebenher erledigt, übersieht leicht eine Meldung oder einen geänderten Beitragssatz. Fehler fallen oft erst bei einer Betriebsprüfung der Rentenversicherung auf, dann aber rückwirkend.
Die Meldepflichten im Überblick
§ 28a SGB IV verpflichtet den Arbeitgeber, für jeden kraft Gesetzes versicherten Beschäftigten Meldungen an die Einzugsstelle zu erstatten. [25] Zu den Anlässen gehören unter anderem:
Anlass | Beispiel aus dem Alltag |
|---|---|
Beginn der versicherungspflichtigen Beschäftigung | Neue Mitarbeiterin fängt am Ersten an |
Ende der versicherungspflichtigen Beschäftigung | Kündigung oder Auslaufen eines befristeten Vertrags |
Änderung in der Beitragspflicht | Wechsel von Minijob in sozialversicherungspflichtige Beschäftigung |
Wechsel der Einzugsstelle | Beschäftigter wechselt die Krankenkasse |
Unterbrechung der Entgeltzahlung | Längere Krankheit nach Ende der Entgeltfortzahlung |
Beginn und Ende der Elternzeit | Mitarbeiter geht in Elternzeit |
Einmalig gezahltes Arbeitsentgelt | Weihnachtsgeld oder Prämie |
Über- oder Unterschreiten der Geringfügigkeitsgrenze | Minijobberin erhöht dauerhaft ihre Stunden |
Quelle: [25]. Hinzu kommt die Jahresmeldung für jeden am 31. Dezember des Vorjahres Beschäftigten. [25] In der Praxis werden Meldungen elektronisch aus dem Lohnprogramm oder über das Steuerbüro übermittelt.
Minijobs: die häufigste Fehlerquelle
Die Geringfügigkeitsgrenze ist an den Mindestlohn gekoppelt: Mindestlohn mal 130, geteilt durch drei, auf volle Euro aufgerundet. [20] Bei 13,90 € ergibt das für 2026 rechnerisch 603 € pro Monat. Wer Stunden erhöht, ohne die Grenze zu prüfen, riskiert, dass aus dem Minijob eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung wird. Ein unvorhersehbares Überschreiten ist in nicht mehr als zwei Kalendermonaten unschädlich. [20] Details im Ratgeber Minijob richtig abrechnen.
Fünf typische Fehler
- Anmeldung zu spät: Die neue Kraft arbeitet bereits, die Meldung fehlt.
- Stammdaten unvollständig: Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer oder Krankenkasse fehlen beim Start.
- Minijob-Grenze übersehen: Stunden steigen, die Grenze wird regelmäßig überschritten.
- Arbeitszeiten nicht übernommen: Überstunden und Zuschläge werden aus Zetteln abgetippt.
- Keine Kontrolle vor dem Versand: Abrechnung und Meldung gehen ohne Plausibilitätsprüfung raus.
Wie Lohnsoftware entlastet
Moderne Lohnprogramme berechnen Steuern und Beiträge mit aktuellen Werten, erzeugen die Meldungen und versenden sie elektronisch. Die folgende Übersicht zeigt Angaben der Anbieter, Preise regulär zzgl. MwSt.
Lösung | Preis | Laut Anbieter |
|---|---|---|
Sage Lohnabrechnung Basis | 20 € pro Monat inkl. 5 Mitarbeitende, +3 € je weitere Person | automatische Meldungen an Behörden und Krankenkassen; Export für Sage und DATEV [9] |
Sage Lohnabrechnung Standard | 30 € pro Monat inkl. 5 Mitarbeitende, +5 € je weitere Person | zusätzlich Onboarding-Portal, Arbeitszeiten und Überstunden, Urlaub und Abwesenheiten [9] |
Sage Lohnabrechnung Premium | 40 € pro Monat inkl. 5 Mitarbeitende, +7 € je weitere Person | zusätzlich Schichtplanung [9] |
Personio Payroll | ab 5 € je Mitarbeitende und Monat | Prüfungen während der Abrechnung, Abrechnungsvorschau; Anbindung an DATEV, ADDISON und ADP [17] |
Sage Lohnabrechnung ist laut Anbieter für bis zu 150 Mitarbeitende ausgelegt und 30 Tage kostenlos testbar. [9] Einen ausführlichen Vergleich bietet der Ratgeber Lohnabrechnungssoftware für kleine Unternehmen, Kostenkurven nach Mitarbeiterzahl das Software-Profil Sage Lohnabrechnung.
Der Monatsablauf mit Software
- Stammdaten vollständig anlegen: Vor dem ersten Arbeitstag Steuer-ID, Sozialversicherungsnummer, Krankenkasse und Bankverbindung erfassen.
- Bewegungsdaten übernehmen: Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Zuschläge aus der Zeiterfassung, nicht von Zetteln.
- Abrechnung prüfen: Vorschau und Plausibilitätsprüfung nutzen.
- Meldungen versenden: Elektronisch aus dem Programm.
- Export an das Steuerbüro: Lohnjournal und Buchungsdaten im DATEV-Format, falls die Buchhaltung dort liegt.
Software im Überblick
Passende Software
Sage Lohnabrechnung: Cloud-Lohnabrechnung ab 20 € pro Monat zzgl. MwSt. mit fünf Mitarbeitenden, automatischem Meldungsversand und 30 Tagen Testphase.
Fazit
Die Lohnabrechnung ist anspruchsvoll, weil Meldepflichten, Grenzen und Fristen ineinandergreifen. Weil Meldungen in der Praxis elektronisch aus Lohnprogrammen entstehen, läuft die Abrechnung ohnehin über Software, entweder bei Ihnen oder im Steuerbüro. Wer selbst abrechnet, gewinnt mit einer Lösung, die Meldungen automatisch erzeugt und Arbeitszeiten übernimmt, Sicherheit und Zeit.
Häufige Fragen
Wie werden Meldungen zur Sozialversicherung übermittelt?
In der Praxis elektronisch, entweder direkt aus einem Lohnprogramm oder über das Steuerbüro. Sage Lohnabrechnung etwa versendet die Meldungen laut Anbieter automatisch an Behörden und Krankenkassen. Wie Sie ohne Lohnprogramm melden können, klären Sie mit Ihrer Krankenkasse oder Steuerberatung.
Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern?
Beides ist möglich. Selbst abrechnen mit Software spart oft Kosten und gibt Kontrolle, erfordert aber Einarbeitung. Auslagern an ein Steuerbüro ist bequemer. Viele Lohnprogramme bieten einen Export für das Steuerbüro, sodass auch Mischformen möglich sind.
Ab wie vielen Beschäftigten lohnt sich eine Lohnsoftware?
Schon ab der ersten Person, wenn Sie selbst abrechnen möchten, denn Berechnung und Meldungen wiederholen sich jeden Monat. Sage Lohnabrechnung etwa enthält im Grundpreis fünf Mitarbeitende.
Quellen
- Lexware: „Preise Lexware Office“. https://www.lexware.de/preise/
- Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
- Personio SE & Co. KG: „Pläne und Preise“. https://www.personio.de/plaene/
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 8 SGB IV: Geringfügige Beschäftigung und geringfügige selbständige Tätigkeit“. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__8.html
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 28a SGB IV: Meldepflicht“. https://www.gesetze-im-internet.de/sgb_4/__28a.html
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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