Zeiterfassung
Überstunden und Arbeitszeitkonten: Was das Arbeitszeitgesetz verlangt und wie Sie Mehrarbeit sauber erfassen
Überstunden gehören in vielen Betrieben zum Alltag, aber kaum jemand weiß genau, wie viele sich angesammelt haben. Zettel gehen verloren, Tabellen werden nicht gepflegt, und am Ende eines Arbeitsverhältnisses entsteht Streit. Dieser Artikel erklärt die Regeln des Arbeitszeitgesetzes, die Aufzeichnungspflicht und wie ein digitales Arbeitszeitkonto Klarheit schafft.
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- 9 Min.
Inhalt
Das Wichtigste in Kürze
- Grenze: Die werktägliche Arbeitszeit darf acht Stunden nicht überschreiten (§ 3 ArbZG).
- Verlängerung: Bis zu zehn Stunden sind zulässig, wenn innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen im Durchschnitt acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden.
- Aufzeichnung: Arbeitszeit über acht Stunden werktäglich muss aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 16 Abs. 2 ArbZG).
- Ab 2022: Nach dem BAG-Beschluss vom 13.09.2022 müssen Arbeitgeber die Arbeitszeit insgesamt erfassen, nicht nur Überstunden.
Warum Überstunden zum Problem werden
Mehrarbeit ist in kleinen Betrieben oft unvermeidbar: Ein Auftrag muss fertig werden, jemand ist krank. Problematisch wird es, wenn niemand den Überblick hat. Beschäftigte fühlen sich nicht wertgeschätzt, wenn Stunden verloren gehen; Arbeitgeber werden überrascht, wenn beim Ausscheiden plötzlich hunderte Stunden geltend gemacht werden. Und wer gesetzliche Höchstgrenzen überschreitet, riskiert Ärger mit der Aufsichtsbehörde.
Was das Arbeitszeitgesetz regelt
Regel | Inhalt | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
Regelarbeitszeit | werktäglich höchstens acht Stunden | § 3 Satz 1 ArbZG |
Verlängerung | bis zu zehn Stunden, wenn im Ausgleichszeitraum von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen durchschnittlich acht Stunden werktäglich nicht überschritten werden | § 3 Satz 2 ArbZG |
Aufzeichnung | die über acht Stunden werktäglich hinausgehende Arbeitszeit aufzeichnen | § 16 Abs. 2 ArbZG |
Aufbewahrung | Nachweise mindestens zwei Jahre aufbewahren | § 16 Abs. 2 ArbZG |
Quellen: [34][35]. Werktage sind dabei auch Samstage. Tarifverträge können in bestimmten Grenzen abweichende Regelungen treffen.
Die Pflicht zur vollständigen Erfassung
Über das Arbeitszeitgesetz hinaus hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 entschieden, dass Arbeitgeber ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einführen und nutzen müssen. Erfasst werden Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit einschließlich Überstunden. [7] Eine bestimmte Form ist derzeit nicht vorgeschrieben. Eine geplante Reform des Arbeitszeitgesetzes soll Details regeln; den aktuellen Stand fassen wir im Ratgeber Arbeitszeiterfassung: Pflichten für Arbeitgeber zusammen.
Wie ein Arbeitszeitkonto funktioniert
Ein Arbeitszeitkonto vergleicht die tatsächlich geleistete Arbeitszeit mit der vertraglichen Sollzeit. Mehrarbeit wird als Plus gutgeschrieben, Minderarbeit als Minus. Die Regeln dazu stehen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder im Tarifvertrag.
Woche | Soll | Ist | Saldo der Woche | Kontostand |
|---|---|---|---|---|
1 | 40 Std. | 44 Std. | +4 | +4 |
2 | 40 Std. | 42 Std. | +2 | +6 |
3 | 40 Std. | 36 Std. | −4 | +2 |
4 | 40 Std. | 40 Std. | 0 | +2 |
Rechenbeispiel, keine Empfehlung. Wichtig: Auch wenn das Konto ausgeglichen ist, gelten die Höchstgrenzen des Arbeitszeitgesetzes für jeden einzelnen Tag.
Mit Software erfassen und auswerten
- Sollzeiten hinterlegen: Je Person, inklusive Teilzeit und Schichtmodellen.
- Erfassung vereinfachen: Per App, Browser oder Terminal; Beginn, Ende und Pausen einzeln.
- Grenzen überwachen: Warnungen bei mehr als zehn Stunden am Tag oder bei steigendem Saldo.
- Freigaben einbauen: Überstunden durch die Leitung bestätigen lassen.
- An die Lohnabrechnung übergeben: Zuschläge oder Auszahlungen ohne Abtippen.
- Archivieren: Nachweise mindestens zwei Jahre verfügbar halten.
Lösung | Preis (zzgl. MwSt.) | Zeiterfassung laut Anbieter |
|---|---|---|
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Worauf Sie bei der Auswahl achten sollten, beschreibt der Ratgeber Zeiterfassungssystem auswählen.
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Fazit
Überstunden werden zum Problem, wenn sie unsichtbar bleiben. Das Arbeitszeitgesetz setzt klare Grenzen und verlangt Aufzeichnungen, die mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden. Ein digitales Arbeitszeitkonto, das Grenzen überwacht und Daten an die Lohnabrechnung übergibt, schützt Betrieb und Beschäftigte gleichermaßen.
Häufige Fragen
Wie viele Überstunden sind erlaubt?
Das Arbeitszeitgesetz begrenzt die werktägliche Arbeitszeit auf acht Stunden, mit Verlängerung auf zehn Stunden, wenn der Durchschnitt von acht Stunden innerhalb von sechs Kalendermonaten oder 24 Wochen eingehalten wird. Da Werktage auch Samstage umfassen, ergibt sich rechnerisch eine Höchstgrenze von 60 Stunden pro Woche, die aber im Ausgleichszeitraum ausgeglichen werden muss. Tarifverträge können abweichen.
Wie lange muss ich Arbeitszeitnachweise aufbewahren?
Nach § 16 Abs. 2 ArbZG mindestens zwei Jahre.
Müssen Überstunden bezahlt werden?
Das regelt nicht das Arbeitszeitgesetz, sondern Arbeitsvertrag, Tarifvertrag oder Betriebsvereinbarung. Ein Arbeitszeitkonto mit Freizeitausgleich ist eine verbreitete Lösung. Lassen Sie Ihre Regelungen rechtlich prüfen.
Quellen
- IHK Rhein-Neckar: „Arbeitszeiterfassung“. https://www.ihk.de/rhein-neckar/recht/arbeitsrecht/arbeitszeiterfassung-5631422
- Sage GmbH: „Sage Lohnabrechnung (Produkt- und Preisseite)“. https://www.sage.com/de-de/sage-business-cloud/lohnabrechnung/
- weclapp SE: „Preise und Funktionen von weclapp“. https://www.weclapp.com/de/preise/
- Personio SE & Co. KG: „Pläne und Preise“. https://www.personio.de/plaene/
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 3 ArbZG: Arbeitszeit der Arbeitnehmer“. https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__3.html
- Bundesministerium der Justiz (gesetze-im-internet.de): „§ 16 ArbZG: Aushang und Arbeitszeitnachweise“. https://www.gesetze-im-internet.de/arbzg/__16.html
Autor
Geschäftsführer, PSG GmbH
Patrick Seifert verantwortet die Inhalte von Kontorkompass. Jeder Beitrag stützt sich auf die oben genannten Quellen. So arbeiten wir
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